Водитель присваивает топливо из служебной машины: как работодателю взыскать ущерб. Что такое путевой лист

Мы рассмотрели, как подсчитывать нормативное количество ГСМ для целей учета. Очевидно, что литры в расходы не спишешь, им нужно дать денежную оценку. А еще решить, как быть со стоимостью ГСМ, потраченных сверх нормативов. Но довольно прелюдий, давайте к делу.

Списываем стоимость нормативного количества ГСМ в расходы по итогам месяца

Как оценить потраченное количество? Конечно, с помощью привычных методов - ФИФО или по средней стоимости. Для целей налогообложения есть еще метод ЛИФО, но, поскольку в бухучете его нет, применять его нерационально. Бесполезен и метод оценки по себестоимости каждой единицы: ГСМ слишком «обезличены», за каждым литром не уследиш ьп. 16 ПБУ 5/01 ; п. 8 ст. 254 НК РФ .

Посчитав, стоимость потраченных за месяц ГСМ, вы списываете эти суммы с кредита счета 10-3 «Топливо» в дебет счета затрат, а оттуда в конце месяца - в дебет счета 90-2 «Расходы на продажу».

В налоговом учете стоимость нормативного количества ГСМ, как и любые другие затраты, может быть прямым или косвенным расходом. Объяснять разницу между этими двумя видами, думаем, не надо, вам она известна и без нас. Единственный совет - учитывайте стоимость ГСМ для целей налогообложения так же, как в бухучете, чтобы не было разни цпп. 1, 2 ст. 318 НК РФ ; Письмо Минфина от 07.12.2012 № 03-03-06/1/637 .

Если в бухучете это производственные затраты (дебет счета 20 «Основное производство»), значит, и в налоговом учете стоимость ГСМ лучше относить к прямым расходам и уменьшать на них налоговую базу по мере реализации продукции. Если же в бухучете стоимость ГСМ в составе общехозяйственных расходов списывается в дебет счета 90-2 «Расходы на продажу» полностью по итогам месяца, то и при исчислении налогооблагаемой прибыли эту стоимость разумно квалифицировать как прочий расход. Естественно, такой порядок должен быть закреплен в учетной политике для целей налогообложения.

Учитываем «сверхнормативные» ГСМ

Разбираться с каждым случаем перерасхода ГСМ должна комиссия, состоящая из начальника транспортного отдела, кадровика и кого-то третьего, например механика или диспетчер аст. 247 ТК РФ . Созывается комиссия приказом руководителя. Его можно издать один раз, указав, что комиссия в таком-то составе собирается всегда, когда появляется сверхнормативный расход.

Задача комиссии - выяснить причину перерасхода и составить акт по итогам разбирательств. Совсем не обязательно, что водитель, автомобиль которого сжег слишком много ГСМ, хитрил. Есть вероятность, что всему виной сама техника или качество горючего. Либо, скажем, чересчур забитые дороги: все знают, что в пробках расход топлива подскакивает многократно, и повышающий «городской» коэффициент к норме расхода мог просто отстать от жизни.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Без акта комиссии с обоснованием уважительных причин перерасхода, стоимость «сверхнормативных» ГСМ учитывать для целей налогообложения опасно. Проверяющие доначислят налог на прибыль, и суд их, скорее всего, поддержи тПостановление ФАС ЗСО от 05.04.2012 № А27-8757/2011 .

Если комиссия придет к выводам, что вины водителя нет, в акте, который составляется по итогам разбирательств, нужно подробно обосновать причины перерасхода. Тогда стоимость сверхнормативного количества ГСМ можно будет списать на затраты так же, как и ГСМ в пределах норм. А еще очевидно, что если перерасход случается от месяца к месяцу, то пора что-то менять в нормативах. Либо базовую норму, либо коэффициенты к ней.

Комиссия посчитала виновным водителя? Что же, в акте фиксируется и это. Далее учет зависит от того, намерена ли фирма взыскать стоимость «сверхнормативных» ГСМ с шофера.

ВАРИАНТ 1. Стоимость «сверхнормативных» ГСМ, включая НДС, не взыскивается с водителя

В этом случае безопаснее восстановить вычет НДС в сумме, приходящейся на сверхнормативное количеств оПисьмо Минфина от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387 . Стоимость «сверхнормативных» ГСМ в «прибыльных» расходах не учитываетс яп. 1 ст. 252 НК РФ . А еще, скорее всего, проверяющие сочтут прощенную сумму ущерба экономической выгодой водителя, а это НДФЛ и взнос ыст. 41 , подп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ ; ч. 1 ст. 7 , ч. 1 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Проводки надо сделать следующие.

ВАРИАНТ 2. Стоимость «сверхнормативных» ГСМ, включая НДС, взыскивается с водителя

Если комиссия в акте установила, что ГСМ израсходованы сверх норм по вине водителя, нужно письменно запросить у него объяснение произошедшего. Срок, в течение которого он должен ответить, в ТК не прописан, но можно по аналогии с дисциплинарным проступком дать на это 2 рабочих дня с момента, когда человек получил требование объяснитьс ястатьи 193 , 247 ТК РФ .

Если водитель отказался это сделать или промолчал (что фиксируется отдельным актом) либо его доводы показались неубедительными, директор вправе издать приказ о взыскании ущерба в пределах среднего месячного заработка провинившегося. На это дается месяц со дня подписания акта членами комисси ист. 248 ТК РФ .

В случае когда перерасход оказался больше среднемесячного заработка водителя, величину превышения можно взыскать по письменному соглашению с шоферо мст. 248 ТК РФ . Он не идет на это? Тогда все зависит от того, заключен ли с водителем договор о полной материальной ответственности:

• <если> договора нет, придется организации смириться с ущербом, списать сумму превышения и учесть ее так же, как в варианте 1;
• <если> договор есть, остаток взыскивается через суд.

  В бухучете произошедшее отразите так.

  Содержание операции	Дт	Кт
  Восстановлен вычет НДС в части, приходящейся на стоимость «сверхнормативных» ГСМ	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»
  Отражена стоимость «сверхнормативных» ГСМ		10-3 «Топливо»
  Отражен НДС по «сверхнормативным» ГСМ		19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»
  Стоимость ГСМ, включая НДС, отнесена на расчеты с водителем		94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
  Стоимость ГСМ, включая НДС, удержана из зарплаты водителя (внесена водителем в кассу)	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (50 «Кас-са»)	73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

  Как видите, забот с учетом ГСМ предостаточно, и потери из-за воровства могут быть большими. Если вы только выбираете, обзавестись ли своим автопарком или воспользоваться транспортом со стороны, обязательно учтите это. Вполне может оказаться, что работать по договорам перевозки будет выгоднее. Достойны внимания и договоры аренды автомобилей с экипажем при условии, что приобретение ГСМ - забота арендодателя, а вы платите только за аренду.

Акценты этой статьи:

• норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
• к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
• при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

• баз овая линейная норма на пробег автомо­биля;
• норма на выполнение транспортной работы;
• норма на тонну снаряженной массы;
• норма на одну поездку с грузом;
• норма на пробег при выполнении специальной работы;
• норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
• базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Причины, приводящие к применению коэффициентов корректировок норм расхода топлив а
Повышение норм расхода (п. 3.1 Норм № 43)	Понижение норм расхода (п. 3.2 Норм № 43)
Работа в холодное время года. Работа в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом. Работа на дорогах со сложным планом. Работа в городских условиях. Работа с частыми остановками. Работа, которая требует снижения скорости. Работа в карьерах, езда по полям, на лесных или степных участках. Работа в сверхтяжелых дорожных условиях. Эксплуатация новых автомобилей и двигателей. Поездка на автомобиле с длительным сроком эксплуатации. Почасовая работа грузовых авто. Учебная езда. Необходимость поддержания комфортных температурных условий в салоне. Езда на дорогах общего пользования за пределами города и на дорогах, проходящих через населенные пункты. Использование специальных транспортных средств, оборудованных специальной звуковой сигнализацией, для выполнения неотложных служебных заданий	Работа за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования. Эксплуатация городских автобусов в режиме «на заказ» или с другой целью, но не на постоянных маршрутах. Решение руководства предприятия

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

• расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
• прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

• стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
• затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Наименование и цена (грн/л)	Фактическое количество (л)/стоимость (грн.)	По норме: количество (л)/стоимость (грн.)	Сверх установленных норм (перерасход) (л)/стоимость (грн.)
Бензин – 15,00

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

		Первичныедокументы	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Списано топливо	Путевой лист
	Отражен сверхнормативный расход топлива	Путевой лист, учетные регистры
	Начислены налоговые обязательства по НДС (938,25 х 20 %)	Налоговая накладная

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

КАК ВЗЫСКАТЬ С ВОДИТЕЛЯ ПЕРЕРАСХОД БЕНЗИНА?

Травина Татьяна Сергеевна

Чернышова Светлана Александровна

студент 4 курса, кафедра «Экономика и организация предприятий энергетического и транспортного комплексов», Сибирский федеральный университет, г. Красноярск

Хегай Юрий Александрович

научный руководитель, канд. тех. наук, профессор кафедры «Экономика и организация предприятий энергетического и транспортного комплексов», Сибирский Федеральный университет, г. Красноярск

На сегодняшний день проблема перерасхода топлива является одной из главных для многих автотранспортных предприятий.

В большинстве случаев виновниками перерасхода топлива являются именно водители.

С одной стороны, они используют технику и транспорт в личных целях: «левые рейсы», работа на стороне, не соблюдают условия экономичной езды.

С другой, осуществляют слив и воровство топлива, списание денег в счет закупки. В этом случае приобретаются поддельные чеки, а деньги списываются, или, например машину заправляют некачественным суррогатом на трассе за полцены, довольно часто водитель сговаривается с оператором АЗС (в чеке указан один объем, а на самом деле топливо в бак поступило в меньшем объеме, разница выдается водителю в виде наличных). Возможна заправка топлива в одной стране за свои деньги и предоставление чека из другой страны на большую сумму или заправка по карточке чужой машины. Часто практикуется слив топлива из бака, при этом подкручивают показания спидометра или моточаса. В данных случаях дополнительный «доход» водителей составляет не менее половины их официальной заработной платы.

В итоге предприятие теряет деньги не только на украденном топливе. Расходуется моторесурс техники, ухудшается техническое состояние машин.

Зачастую, о том что топливо разворовывают, знают все - и директор, и зам. директора, и начальник гаража, и главбух, и это считается нормой. Проблема в том, что доказать вину водителя без использования специального оборудования или особых методов практически невозможно.

Единственный способ взыскать с водителя перерасход ГСМ - это возложить на сотрудника полную материальную ответственность.

Случаи полной материальной ответственности изложены в статье 243 .

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

· когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

· недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

· умышленного причинения ущерба;

· причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

· причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

· причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

· разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

· причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Полная материальная ответственность за причиненный работодателю ущерб может быть установлена трудовым договором, либо специальным договором.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 настоящего Кодекса), , то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

В этом случае, при выявлении перерасхода бензина водителем, руководство организации может взыскать денежную сумму в полном размере понесенных убытков.

Статья 242. Полная материальная ответственность работника

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами, но на сегодняшний день применение данного способа в большинстве случаев возможно только в теории. На практике же все наоборот. Для того, чтобы в итоге привлечь водителя к ответственности нужно вначале доказать, что перерасход бензина - это следствие его противоправных действий, а не каких-либо других лиц или факторов.

Дело в том, что существуем множество причин перерасхода топлива, начиная от класса дороги, по которой приходится ехать и заканчивая техническим состоянием машины.

Технические неисправности автомобиля, вызывающие перерасход топлива представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Технические неисправности автомобиля, вызывающие перерасход топлива

Автомобили с впрыском топлива	Дизельные автомобили
Снижена по какой-то причине мощность двигателя; Неисправен датчик кислорода или его цепи; Неисправен какой-нибудь из датчиков температуры или их цепи; Неисправна система опережения зажигания; Неисправен датчик расхода воздуха или его цепи; Неисправен датчик положения дроссельной заслонки или его цепь; Подтекание какой-нибудь форсунки (чаще всего форсунки холодного пуска, если она есть); Засорен воздушный фильтр; Слабая искра зажигания; Неисправна система наддува;	Снижена мощность двигателя; Неисправны форсунки; Недостаток подаваемого во впускной коллектор воздуха; Неправильное опережение впрыска; Двигатель не прогревается до рабочей температуры; Неправильная работа систем снижения токсичности.
Неправильно установлены метки привода газораспределения; Неисправна система контроля давления во впускном коллекторе; Неправильное давление бензина; Не отрегулированы клапанные зазоры; Плохой накат (например, из-за спущенных колес); Неисправна гидромуфта (у машин с «автоматом»); Неправильная работа автоматической коробки передач; Неисправен ведущий мост.

Наиболее распространенными считаются случаи, когда не отремонтирован карбюратор или инжектор. Конечно. Крупные АТП обычно имеют в своем составе мастерские по ремонту подвижного состава, но регулировка карбюратора может быть правильно произведена только на специальном стенде, на котором точно определяется расход воздуха и расход топлива, пропущенных через карбюратор. Если такого стенда нет, то можно считать, что карбюратор, в принципе, не может быть отрегулирован точно.

Важным моментом считается качество топлива. Например, если залить в бак «прямогонку» или какой-нибудь суррогат, он приведет к снижению крутящего момента и мощности, а водитель подсознательно будет «давить на газ» (т. е. увеличивать подачу топлива в цилиндры двигателя), чтобы ехать в привычном режиме.

Также на расход топлива влияет стиль езды. У одних водителей он более экономичный, у других более агрессивный. Реально экономичный стиль езды можно выработать только при езде на автомобиле, оснащенном электронным впрыском топлива и борткомпьютером, который показывает мгновенный расход топлива в л/100 км. Визуальные ощущения и субъективные привычки водителей существенной экономии не дадут.

Кроме того сегодня распространены так называемые «недоливы» на АЗС. В среднем они составляют 50-100 мл на 1 литр бензина.

Большинство организаций зачастую не хотят искать реальных причин перерасхода бензина. А просто собственными методами взыскивают с водителей денежную компенсацию.

Некоторые организации лишают сотрудников премий. Но, во-первых, премия - это стимулирующая выплата, которая выплачивается при условии достижения определенных показателей, в данном случае - соблюдение норм расхода топлива. Поэтому применять лишение не совсем корректно. Во-вторых, премируются действия работника, т. е. если перерасход бензина вызван не действиям водителя, а премии он лишен, рано или поздно он тоже начнет «воровать».

Другие - удерживают перерасход ГСМ у сотрудников из заработной платы. При этом, не имея доказательств его вины. Но в данном случае не стоит забывать о том. Что водитель вполне может обратиться с заявлением в суд о признании незаконным приказа об удержании заработной платы. В итоге, проблем с судебными разбирательствами будем масса.

Ряд организаций - подают на сотрудников в суд. И в большинстве случаев, даже имея основательные доказательства вины водителей. Проигрывают. Потому что, во-первых. Приходится проводить автотехническую экспертизу, выяснять, действительно ли техническое состояние машины позволяет выполнять нормативы по расходу. Но даже новые машины, только что выпущенные с конвейера, не всегда соответствуют нормам, что уж говорить о машинах, которые имеют приличный пробег. Кроме того, экспертиза - это дополнительные затраты. Но даже если удастся доказать, что бензина машиной расходуется по норме, доказать вину водителя можно только в одном случае - «поймав эго за руку».

Уличить конкретного водителя в перерасходе топлива конечно можно. И способов существует достаточно много. Например, проведение выборочных «слежек», прикрепление контролеров, проведение тестовых ездок для измерения нормальной нормы потребления машиной топлива и т. д. Но все это затрачивает, как правило, массу времени и денег, а главное - результат носит только временный характер.

Наилучший выход из данной ситуации - применение специальных систем и оборудования. Сегодня на рынке автотранспорта и спецтехники представлено немало систем. Основная задача которых - контроль и экономия топлива.

Диаграмма снижения расходов на ГСМ при эксплуатации спецтехники представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма снижения расходов на ГСМ при эксплуатации спецтехники

Системы аналитического типа создают на базе бортовых компьютеров. Их принцип работы основан на вычислении объема топлива, поданного в цилиндры двигателя. Главное достоинство системы - возможность контролировать мгновенный расход топлива. При таком контроле водитель вынужден постепенно приучаться к экономному стилю езды. Главный недостаток метода - вычисления расхода топлива производят по алгоритму, который настроен на стандартные дорожные условия и среднюю температуру. Как только параметры выходят за эти рамки, увеличивается вероятность ошибки. Такие системы не фиксируют слив топлива и его заправку. Более того. при нажатии определенных комбинаций клавиш, система сбрасывает все показания, а водитель может установить расход топлива по своему усмотрению. Контроль махинаций, связанных с «левыми» чеками, также невозможен.

Системы проточного типа получают информацию от расходомера-турбинки, установленного в топливопроводах автомобиля. Достоинство этого прибора в том, что он показывает фактическое количество топлива, прокачанного о магистрали, недостаток - большая погрешность и возможность вмешательства водителя в такую систему. К тому же в российской солярке может содержаться большое количество твердых частиц, что сокращает ресурс турбинки. В холодное время года могут возникнуть проблемы с отложениями парафина в магистралях и на турбинке. Водители продувают турбинку сжатым воздухом до тех пор, пока не «надуют» нужный объем топлива. Мошенничество с чеками также не блокируется.

Приборы, контролирующие расход топлива с помощью штатного датчика уровня топлива, не способны контролировать ни передвижение автомобиля, ни работу двигателя, к тому же их легко вывести из строя. Есть возможность обмануть прибор, если слить топливо на стоянке с включенным зажиганием. Невозможно проследить и «левый» пробег машины, рассчитать расход на 100 км пути. При анализе данных от таких устройств резко повышается трудоемкость работы менеджера предприятия. Датчики обеспечивают достаточно хорошую точность, но, в большинстве случаев, боятся загрязненного топлива. На машину требуется устанавливать и периодически менять дополнительные топливные фильтры, иначе датчики «заклинивает».

Система FMS. Преимущества такой системы, обрабатывающей данные, полученные от высокоточного емкостного датчика уровня топлива, в том, что это устройство закрытого типа. Информация, считываемая с него, доступна только руководству предприятия. Программное обеспечение системы позволяет получать данные о работе, как отдельной машины, так и всего парка техники. Информация полностью недоступна водителю, а значит, исключены махинации.

Система FMS включает в себя три основных компонента - устройство FMS («черный ящик») и высокоточный емкостный датчик уровня топлива, которые в комплексе устанавливают на транспортное средство, и устройство считывания для компьютера в офисе. Устройство FMS - черная пластиковая коробка размером с сигаретную пачку, его монтируют в кабине и подключают к бортовой сети машины. В дальнейшем производится считывание информации с датчика скорости, датчика топлива в баке, генератора, двигателя и других объектов, дающих информацию о работе машины и расходе топлива. Устройство FMS хранит информацию о работе машины за два месяца. Его легко снять с машины и вставить в разъем персонального компьютера, оснащенного необходимой программой. Далее показания с датчика за несколько секунд переносятся в компьютер. Впрочем, возможно производить считывание автоматически, не снимая прибор с техники. Устройство возвращают водителю, а с полученными данными начинает работать персонал компании. Информацию о работе автомобиля можно архивировать на любых носителях, данные обрабатывать на компьютере. Экспортировать в Excel и другие программы.

Помимо контроля расхода топлива по показаниям прибора FMS ответственный сотрудник предприятия может анализировать эффективность работы техники, определять, простаивала она или работала, просто был включен двигатель или техника находилась в движении, а также как именно она передвигалась. Основными показателями, которыми оперирует программа, являются количество топлива в баке на начало и на конец периода, общее количество заправленного и истраченного топлива. Общее количество слитого топлива, пробег машины в километрах, средний расход топлива в литрах на 100 км, на 1 машино-час, на холостом ходу, время работы двигателя, время нахождения транспортного средства в движении. Все эти данные приводятся в виде таблиц и графиков.

Недостатком системы является низкая точность. Особенно при эксплуатации машины в «городском» режиме. Кроме того, FMS не определяет медленный слив и слив через «обратку» и не дает информации о текущем расходе в двигателе машины.

Есть также системы контроля расхода топлива (СКРТ). Это целая линия изделий, от недорогих до развернутых систем с проходным датчиком, комплексным контролем штатных датчиков машины (обороты, скорость, уровень топлива в баках и т. д.) и графическим терминалом. Особенностью систем является датчик расхода дизельного топлива, который не боится загрязнений. Информация о расходе топлива, пройденном пути, объеме заправок и слива топлива выводится на экран электронного блока и сохраняется в памяти для последующего анализа в офисе. Еще одним достоинством СКРТ является защищенность от махинаций. Система анализирует текущий расход топлива в зависимости от скорости движения, режимов двигателя и принимает решение, соответствует ли расход норме или есть нештатный перерасход/слив. В этом случае автоматически включается счетчик «перерасхода» или счетчик «сливов». Информация о текущих параметрах и счетчиках может быть закрыта паролем, то есть скрыта от водителя. Кроме расхода топлива, СКРТ контролирует также скорость, пройденный путь, отработанные двигателем моточасы, график движения и простоев машины. Фактически СКРТ выполняет роль счетчика расхода топлива, тахографа и маршрутного компьютера. Пример действия системы контроля расхода топлива представлен на рисунке 2.

Рисунок 2. Пример действия системы контроля расхода топлива

При этом у таких систем существует возможность добавления в систему датчиков нагрузки на ось, датчиков температуры груза и приемника GPS.

Подводя итог вышесказанному, стоит отметить, что простого решения проблемы привлечения водителей к ответственности за перерасход ими бензина вследствие их неправомерных действий нет. Если автомобили неисправны, руководство организации не может привлечь сотрудников к ответственности. Если же машины исправны, и топливо, крадут нужно организовывать наблюдение, проводить проверки, прикреплять к водителям контролеров, и привлекать водителей к ответственности по ст. 243 ТК РФ; либо использовать специальные системы и оборудование, которые, в принципе, позволяют избежать перерасход топлива.

Список литературы:

1.Грибков А.Ю. Учет ГСМ в организациях различных форм собственности. М.: Омега-Л, 2010. - 72 с.

2.Ногин Б.А., Бутков П.П. Экономия горюче-смазочных материалов. М.: Вузовская книга, 2004 - 220 с.

3.Трудовой кодекс Российской Федерации. М.: ИНФРА-М, 2007. - 224 с.

Многих автомобилистов волнует вопрос перерасхода топлива. Никому не хочется тратить деньги впустую, а топливо, как мы знаем, сегодня стоит довольно недешево. Поэтому водители пытаются определить причины перерасхода топлива. Некоторые из них делают это самостоятельно, но большинство обращается к специалистам на СТО. Перерасход топлива может быть следствием не какой-то одной проблемы, а нескольких сразу. В основном, причиной большой затраты топлива является неисправность вашего автомобиля. Излишний расход топлива может быть вызван техническими неисправностями автомобиля, либо человеческим фактором – в данном случае речь идет о некорректном вождении, установке на машину дополнительного оборудования или перегрузке автомобиля, и так далее.

1. Нарушения в системе питания двигателя

Нарушения в системе питания двигателя относятся к крайне серьезным причинам перерасхода топлива. Если имеются неполадки в топливной системе двигателя, то расход топлива будет очень большим. К таким нарушениям можно отнести не отрегулированный и засоренный , дырки в диафрагмах, некорректную прошивку инжектора, проблемы с форсунками и прочее.

Если это грузовая машина, то большие затраты топлива наблюдаются при неисправностях топливного насоса высокого давления, и это является основной причиной повышенного расхода топлива. Многие говорят, что плохой по качеству бензин способствует его перерасходу.

В современных инжекторных автомобилях встроены кислородные датчики. Именно они отслеживают состав смеси. Если бензин плохого качества, то смесь получается бедная. Чтобы такую смесь обогатить, компьютер увеличивает время впрыска , и в результате повышается расход бензина. Если же бензин будет лучше очищен, это продлит службу топливной системы, но на расход бензина не повлияет никак. Причиной перерасхода также может быть изменение давления в топливной системе.

Оно может быть или ниже нормы, или выше ее. В большинстве случаев встречается давление ниже нормы, в редких случаях давление оказывается слишком высоким. Когда давление понижается, двигатель теряет мощность. Если же автомобиль с АКПП, то понижение давления увеличивает время работы двигателя на повышенных оборотах, и это приводит к перерасходу топлива.

Если не следить за состоянием двигателя, то снижается его КПД, и двигатель может начать троить. Это может произойти из-за грязных форсунок. При этом нарушается нормальное смесеобразование, и бензин хуже распыляется. Чтобы это устранить, нужно просто почистить форсунки, можно сделать это даже самостоятельно.

2. Другие технические неисправности (катализатор, воздушный фильтр, сцепление)

1. Еще одной технической неисправностью, которая увеличивает расход топлива вашего автомобиля, является неисправный катализатор. Катализатор может прогореть спустя какое-то время, или же вообще частично разрушиться. Чем сильнее забит катализатор, тем больше он оказывает сопротивление выхлопным газам. Мощность двигателя будет уменьшаться – расход топлива увеличится. Причинами, по которым может разрушаться катализатор, являются старые свечи зажигания, грязные инжекторы двигателя, тряски на дорогах, но более всего он страдает из-за плохого бензина.

2. Забитый также является одной из причин того, что ваш автомобиль употребляет много топлива. Грязный воздушный фильтр не дает воздуху попадать в цилиндры в том количестве, в котором нужно. Вследствие этого смесь становится богатой. В двигателе не хватает воздуха, и он теряет свою мощность. Поэтому и происходит перерасход топлива. Состав смеси, конечно, регулирует кислородный датчик, но мощность двигателя все равно падает. Если воздушный фильтр сильно забит, то обороты двигателя не поднимаются до своего предела.

3. Также увеличивает расход топлива изношенное сцепление. Автомобиль начинает пробуксовывать, и приходится постоянно газовать.

4. Очень частой причиной перерасхода топлива являются изношенные или загрязненные свечи зажигания. Они отвечают за воспламенение топливной смеси, а если они изношенные или загрязненные, то и воспламеняться будут с перебоями, и это сказывается на расходе топлива.

3. Дополнительные факторы (стиль вождения, включенный кондиционер, температурный режим двигателя, вязкость смазочных материалов, неправильный размер колёс)

1. Очень многое в экономии топлива зависит и от стиля вождения автомобиля. Если делать быстрый переход на высшую передачу, использовать движение по инерции и плавно тормозить, то можно уменьшить затрату топлива. Ведь чем реже вы будете использовать тормоз, тем меньшим будет и расход. Старайтесь избегать пробок. Ведь в пробках вы также теряете топливо. Если ехать на пятой передаче со скоростью 60 км/ч, то вы сможете добиться максимальной экономии.

2. Электроприборы в вашем автомобиле также способствуют перерасходу топлива. Но не стоит забывать, что экономить на обогреве стекол и зеркал лучше не надо. Ведь они отвечают за вашу безопасность. Много спорных вопросов и касательно кондиционера. Но стоит сказать, что затраты топлива на работу кондиционера оправданы за счет улучшения аэродинамики при закрытых окнах. Ведь при езде с открытыми окнами аэродинамические характеристики машины ухудшаются, и расход топлива увеличивается от 5 до 7%.

3. Температура двигателя также является не менее важной причиной перерасхода. Когда двигатель не прогрет, расход топлива увеличивается. Если автомобиль вам требуется лишь для поездок на короткие дистанции, то двигатель не успевает прогреться, и затраты топлива будут больше, чем при поездках на длинные расстояния. Для двигателя оптимальной температурой является 98-103°С.

4. Сильно влияет на расход топлива неправильный выбор вязкости масел двигателя. Если использовать масло высокой вязкости, то расход топлива растет. Наиболее подходящим показателем вязкости моторного масла является 10-W.

5. Электронная система управления АКПП, гидравлика, кинематика будут оптимально работать только с рекомендованным размером колес. Если это не соблюдается, то перерасход топлива будет иметь место однозначно. Например, если колеса от внедорожника поставить на легковой автомобиль. Также нужно следить за давлением в колесах. Низкое давление даст большой перерасход топлива.

6. Увеличит затрату топлива и дополнительный груз. Перегружая автомобиль, мы провоцируем лишний расход бензина. На каждые дополнительные 100 кг груза мы тратим на 10% больше топлива.

7. Также нужно учитывать и время года. Ведь зимой топлива тратится всегда больше, чем летом. На это есть много причин: прогрев двигателя, сгущение масла в двигателе, движение по льду и снегу, и прочее.

Подписывайтесь на наши ленты в

Списание ГСМ производится на основании Руководящего документа Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» утвержденного Минтрансом России 29.04.2003 г.

Нормы расхода топлива предназначены для организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории РФ, независимо от их формы собственности.

Базовое значение расхода топлива определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Нормы списания ГСМ установлены в литрах на 100 км.

Для учреждения нормы расхода ГСМ. смазочных материалов и поправочных коэффициентов, которые увеличивают или уменьшают базовую норму на каждое автотранспортное средство устанавливаются приказом руководителя в соответствии с требованиями Норм расхода топлива.

Нормы расхода топлива могут повышаться при следующих условиях:

1. При работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических условий районов страны – от 5 до 20 %. Например, в Центральной части России надбавка в зимнее время установлена в размере 10 % с 1 ноября по 31 марта. При значительных отклонениях (понижениях или повышениях) температуры от средних суточных или среднестатистических значений (температурная граница -5 град. С) руководителем учреждения может быть принято решение об уточнении начала и конца периода применения зимних надбавок, но только по согласованию с региональными (местными) службами Гидрометцентра РФ.

2. При работе автотранспорта в городах с населением:

– свыше 3 млн человек – до 25 %;

– от 1 до 3 млн человек – до 20 %;

– от 250 тыс. до 1 млн человек – до 15 %;

– от 100 до 250 тыс. человек – до 10 %;

– в городах и поселках городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек – до 5 %.

3. При работе автотранспорта, требующей частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, обслуживания пенсионеров, инвалидов, больных и т. п. (при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются) – до 10 %.

4. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии – до 10 %, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии – до 15 %, в строенном – до 20 %.

5. Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет, – до 5 %, более 8 лет – до 10 %.

6. В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже + 5 град. С) время года при простоях и прогреве автомобилей и автобусов, а также при простоях с работающим двигателем в ожидании пассажиров (в том числе больных, инвалидов и т. п.) устанавливается нормативный расход топлива из расчета один час простоя соответствует 10 км пробега автомобиля.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15 %. В случае эксплуатации автотранспорта в пригородной зоне вне границы города поправочные (городские) коэффициенты не применяются.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01х Нs x S x (1+0,01х D), где

Qн – нормативный расход топлива, литры;

Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная поправка или снижение) к норме в процентах.

Расчет нормативного расхода масел и смазок производится по формуле:

Мн = 0,01х Нм x Qн x (1+0,01+D), где

Мн – нормативный расход масел и смазок;

Нм – базовая норма расхода масел и смазок;

Qн – нормативный расход топлива;

D – корректирующие коэффициенты.

Пример 27.

На балансе учреждения находится легковой автомобиль ГАЗ-3102 2000 г. выпуска с двигателем ЗМЗ-4022.10. Согласно данным путевого листа от 15 апреля 2006 г. ГАЗ-3102 пройдено 400 км, в том числе: в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн чел. – 50 км, в пригородной зоне – 330 км и в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. чел. – 20 км.

Согласно данным транспортного средства базовая норма расхода топлива на 100 км пробега составляет 13 л.

Определим расчетное нормативное значение расхода топлива:

– расход топлива в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 50 км – может быть увеличен на 15 %:

50 км x 13 л x 115 % / 100 км = 7,5 л;

– в пригородной зоне пройдено 330 км – увеличение базовой нормы не производится:

330 км x 13 л / 100 км = 42,9 л;

– в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек автомобилем пройдено 20 км. В данном случае базовая норма может быть увеличена на 5 %:

20 км x 13 л x 105 % / 100 км = 2,7 л.

Кроме того, данный автотранспорт 2000 г. выпуска, то есть автомобиль эксплуатировался более 5 лет, поэтому приказом руководителя учреждения определена надбавка – 5 %, таким образом, количество израсходованного топлива составит 55,76 л (53,1 л x 105 %).

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Так, нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, а нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел могут быть увеличены до 20 % для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.

Списание топлива

Пример 28.

Используя условия предыдущего примера, рассчитаем норму списания моторного и специального масел.

Норма расхода моторного и специального масел согласно Нормам расхода топлива составляет:

– моторные масла – 1,7 л на 100 л топлива;

– специальные масла и жидкости – 0,05 л на 100 л топлива.

Списание моторного масла в апреле 2006 г. должно быть произведено в количестве 6,8 л (400 x 1,7 / 100).

Списание специальных масел и жидкостей произведено в количестве 0,2 л (400 x 0,05 / 100).

С 2006 г. материалы могут списываться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости (на усмотрение бюджетного учреждения). Способ списания материалов отражается в учетной политике учреждения.

Отметим, что средняя фактическая стоимость определяется с учетом запасов, поступивших в течение текущего (ранее – данного) месяца на дату списания.

Обратите внимание: отражение в учете операций по перемещению ГСМ внутри учреждения осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально-ответственного лица на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

В бухгалтерском учете данные операции отражаются по дебету счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» и кредиту счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов».

Все виды топлива и смазочных материалов списываются в расход на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), а также Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Списание израсходованных материальных запасов, в том числе ГСМ, на основании оправдательных документов отражается по дебету счета 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счета 0 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Пример 29.

Согласно принятой медицинским учреждением учетной политики на 2006 г. списание материальных запасов производится по средней фактической стоимости.

Медицинское учреждение за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, приобрело в марте 2006 г. 10 канистр тосола на общую сумму 1500 руб.

По состоянию на 01.03.2006 по этой группе оставались остатки в количестве 3 канистр, стоимостью 360 руб.

В течение марта 2006 г. по указанной группе материальных запасов списано 9 канистр тосола.

Лицевой счет медицинского учреждения обслуживается территориальным органом Федерального казначейства.

Средняя фактическая стоимость тосола составит 143,08 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан.).

Средняя фактическая стоимость остатка 1 канистры тосола по состоянию на 01.04.2006 равна 143,07 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан. – (9 кан. x 143,08 руб.)).

Операции по списанию ГСМ в данном случае отразятся в бюджетном учете учреждения в следующем порядке:

Аналитический учет ГСМ ведется материально-ответственными лицами на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству.

Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.

Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст.

Давайте разбираться: пережог топлива

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

— информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

— результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

— накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

— чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

Эжвинский районный суд г. Сыктывкара Республики Коми

в составе председательствующего судьи Санжаровской Н.Ю.,

при секретаре Антоновой Ю.Л.,

с участием истца Черкасова Г.А.,

рассмотрев в открытом судебном заседании в г. Сыктывкаре 26 апреля 2012 года дело по иску Черкасова Г.А. к ООО «Эжвадорстрой» о признании незаконными приказов, взыскании удержанных из заработной платы сумм, индексации,

установил:

Черкасов Г.А. обратился в суд с иском к ООО «Эжвадорстрой» об отмене приказов №… от **.**.**, №… от **.**.** об удержании за перерасход топлива за **.**.**, **.**.**, и взыскании незаконно удержанных из заработной платы денежных сумм за перерасход топлива в сумме … рублей с учетом их индексации. В обоснование заявленных требований истец указал, что работает в ООО «Эжвадорстрой» в должности водителя автомобиля. По расчетным листам за период с **.**.** по **.**.** с него были удержаны значительные суммы за перерасход топлива. В **.**.** в бухгалтерии ООО «Эжвадорстрой» ему сообщили о приказах об удержании из зарплаты денежных средств за перерасход топлива, однако служебных проверок предприятие не проводило, с него объяснение не истребовали и с приказами не знакомили.

В судебном заседании истец исковые требования поддержал, просил признать незаконными приказы в части удержания из его зарплаты денежных сумм за перерасход топлива, так как служебная проверка по факту перерасхода топлива не проводилась, взыскать удержанные из его зарплаты суммы за период с **.**.** по **.**.** в размере … руб. с учетом индексации.

Представитель ответчика в судебное заседание не явился, извещён надлежащим образом, причины неявки суду не сообщил, отзыв по существу исковых требований не представил. Суд считает возможным рассмотреть дело в отсутствие ответчика по правилам главы 22 ГПК РФ в порядке заочного производства.

Заслушав истца, исследовав материалы дела, суд приходит к следующему .

Материалами дела установлено, что с **.**.** истец работал в ООО «Эжвадорстрой» в должности водителя автомобиля. **.**.** истец уволен с работы на основании п. 5 ст. 77 ТК РФ в связи с переводом работника с его согласия в ОАО «…».

Согласно п. 4.18 должностной инструкции водитель самосвала несет ответственность за несоблюдение норм расхода ГСМ.

В соответствии с п. 12.1 «Положения по учету горюче-смазочных материалов в ООО «Эжвадорстрой», введенному в действие с **.**.**, в случае установления факта перерасхода ГСМ сверх установленных норм мастера, механики вахты, диспетчер в течение одного дня обязаны взять объяснительные с водителей и иных лиц, допустивших перерасход ГСМ. В объяснительных должны быть указаны точное время, дата, место и причины с подробным описанием перерасхода ГСМ. В случае технической неисправности ТС составляется акт на перерасход ГСМ и письменное подтверждение механика вахты. Механик вахты, мастер, диспетчер передает вышеуказанные документы в отдел главного механика в течение одного дня. Приказом по предприятию назначается комиссия для проведения служебной проверки по перерасходу ГСМ. Отчет о результатах проведенной служебной проверки с мотивированным выводом о причинах перерасхода ГСМ предоставляется на утверждение главному инженеру. В отчете о результатах проведенной служебной проверки по перерасходу ГСМ указываются основания списания или удержания ГСМ с работника. На основании выводов служебной проверки, утвержденной главным инженером, оформляется приказ о частичном или полном удержании денежных средств за перерасход ГСМ с работника. Стоимость ГСМ рассчитывается по цене приобретения от поставщика с учетом НДС. В случае несогласия с выводами проверки работник, допустивший перерасход ГСМ, имеет право обратиться в комиссию по трудовым спорам или в суд.

Из служебной записки диспетчера Д.П. от **.**.**, сводного расчета объемов перерасхода за **.**.** следует, что на автомобиле … №… у водителя Черкасова Г.А. за **.**.** перерасход топлива составил … л.

Из служебной записки диспетчера Д.П.

Какие нормы нужно использовать при списании ГСМ

от **.**.**, сводного расчета объемов перерасхода за **.**.** следует, что на автомобиле … №… у водителя Черкасова Г.А. за **.**.** перерасход топлива составил … л.

Указанные служебные записки и сводные расчеты явились основанием для издания директором ООО «Эжвадорстрой» приказов об удержаниях из зарплаты сотрудников за перерасход топлива.

В соответствии с п. 1 приказа директора ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за июль **.**.**», из заработной платы Черкасова Г.А. подлежит удержанию за перерасход топлива в **.**.** в количестве … литров – … руб. без учета НДС.

В соответствии с п. 1 приказа директора ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за сентябрь **.**.**» из заработной платы истца подлежит удержанию за перерасход топлива в **.**.** в количестве … литра – … руб. без учета НДС.

Общая сумма, подлежащая удержанию с Черкасова Г.А. на основании приказов за **.**.**, **.**.**, составила … руб. без учета НДС.

Между тем, согласно расчетным листам, и перечисленным в счет заработной платы денежным суммам, у истца за период с **.**.** по **.**.** было удержано за перерасход топлива … руб., в том числе: за **.**.** – … руб., **.**.** – … руб., февраль **.**.** – … руб., **.**.** – … руб.

В соответствии со статьей 233 Трудового кодекса РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.

Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Истребование от работника письменного объяснения для установления причин возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт.

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.

Статьей 248 ТК установлено, что взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

В соответствии с п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействия) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Оценив исследованные в судебном заседании доказательства в их совокупности, с учетом требований ст. 67 ГПК РФ, суд приходит к выводу о недоказанности работодателем вины, противоправного поведения истца в причинении ущерба, поскольку приказы об удержаниях за перерасход топлива в **.**.**-**.**.** приняты без надлежащей служебной проверки.

Устанавливая причины перерасхода топлива, комиссия по списанию ГСМ в протоколах от **.**.**, **.**.** указывала на то, что выявленный перерасход ГСМ ничем не обоснован.

Вместе с тем, из представленных суду ООО «Эжвадорстрой» документов следует, что объяснительные по факту перерасхода ГСМ у Черкасова Г.А. в установленный «Положением по учету ГСМ» срок не истребовались, надлежащая служебная проверка по каждому случаю перерасхода ГСМ не проводилась, заключение по результатам служебной проверки не составлялось, протокола заседания комиссии по списанию ГСМ главным инженером и руководителем предприятия не утверждены.

Кроме того, истец не был ознакомлен с результатами проверки и с приказами об удержаниях за перерасход ГСМ, и был лишен возможности обжаловать принятые решения.

Определить, каким образом рассчитывался перерасход топлива у каждого из водителей, которые работали на одном автомобиле в паре с другим водителем, из представленных документов, невозможно.

Таким образом, порядок установления перерасхода ГСМ в отношении истца, установленный п. 12.1 Положения по учету горюче-смазочных материалов в ООО «Эжвадорстрой», ответчиком не соблюден. Приказы об удержаниях за перерасход топлива в отношении истца приняты с нарушением требований трудового законодательства, обязывающего работодателя устанавливать не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения, вину работника, при этом должны быть соблюдены права работника.

Кроме того, в нарушение требований ст. 248 ТК РФ приказ №… от **.**.** об удержании из заработной платы истца за перерасход топлива за **.**.** издан работодателем по истечении месячного срока со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба, так как заседание комиссии по списанию ГСМ, на котором был установлен размер перерасхода истцом дизельного топлива за **.**.**, состоялось **.**.**, а приказ был издан **.**.**

Доказательств о наличии согласия истца добровольно возместить причиненный работодателю ущерб ответчиком не представлено. Следовательно, указанное взыскание могло осуществляться ответчиком только в судебном порядке.

При таких обстоятельствах требования истца о признании незаконными приказов в части удержаний с него за перерасход топлива, взыскании удержанных из заработной платы сумм подлежат удовлетворению в полном объеме.

В соответствии со ст. 134 Трудового кодекса РФ, п.55 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», работник имеет право на индексацию незаконно удержанных сумм в связи с их обесцениванием вследствие инфляционных процессов.

С учетом индекса потребительских цен по Республике Коми, определяемых Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Республике Коми, за период с **.**.** по **.**.** индексация удержанных у истца денежных сумм составила … руб., исходя из следующего расчета:

Итого: … руб.

Таким образом, в пользу истца с ответчика подлежит взысканию индексация удержанных денежных сумм в размере … руб.

В соответствии со ст. 103 ГПК РФ, ст. 333.17-333.19 Налогового кодекса РФ, с ответчика также подлежит взысканию государственная пошлина в доход бюджета в размере … руб.

Руководствуясь ст.ст. 194- 199, 235-237 ГПК РФ, суд

решил:

Исковые требования Черкасова Г.А. удовлетворить.

Признать пункт 1 приказа начальника ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за **.**.**» незаконным в части удержания из заработной платы Черкасова Г.А. стоимости перерасхода топлива за **.**.**.

Взыскать с ООО «Эжвадорстрой» в пользу Черкасова Г.А. удержанные денежные средства в размере … руб. … коп., индексацию за период с **.**.** по **.**.** в размере … руб. … коп., всего … рубль … копеек.

Взыскать с ООО «Эжвадорстрой» государственную пошлину в доход бюджета МО ГО «Сыктывкар» в размере … рублей … копеек.

Ответчик вправе подать в суд, принявший заочное решение, заявление об отмене этого решения суда в течение семи дней со дня вручения ему копии этого решения.

Заочное решение суда может быть обжаловано сторонами также в апелляционном порядке в течение месяца по истечении срока подачи ответчиком заявления об отмене этого решения суда, а в случае, если такое заявление подано, — в течение месяца со дня вынесения определения суда об отказе в удовлетворении этого заявления.

Мотивированное решение изготовлено 27.04.2012 года.

Судья- Н.Ю. Санжаровская

Оригинал документа

ВВЕДЕНИЕ

1 Бухгалтерский учет в организациях, использующих ГСМ в своей деятельности

2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.

1 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ГСМ В СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Даже в небольшой организации есть собственный автотранспорт.

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки различных автомобилей: транспорт руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны… Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.

В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов второго порядка:

— субсчет 3-1 "Топливо на складе";

— субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";

— субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

Как правило, организации, имеющие большой парк машин, приобретают горюче-смазочные материалы по договору поставки. Для этого организации-покупателю необходимо иметь соответствующую лицензию и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке.

Составление и выдача покупателю счета-фактуры являются обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.

Чаще всего бензин, дизельное топливо или, к примеру, тормозную жидкость водители предприятия покупают на АЗС за наличные. В этом случае им сначала выдают деньги из кассы, а затем они представляют в бухгалтерию авансовые отчеты, приложив к ним кассовые чеки, подтверждающие расходы на покупку. На основании этих отчетов бухгалтер приходует ГСМ на счет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо".

При этом в учете делаются следующие проводки:

— выданы деньги из кассы под отчет;

— отражены расходы по покупке ГСМ.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов — кассового чека автозаправочной станции.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход — компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Пример. Водитель "Газели", находящейся на балансе предприятия, Иванов В.В. получил из кассы под отчет 850 руб. для приобретения ГСМ. На эти деньги он купил 100 литров бензина марки Аи-92 по 8,5 руб. за один литр, о чем представил в бухгалтерию авансовый отчет.

В учете предприятия бухгалтер отразил данную операцию следующими проводками:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

— 850 руб. — выданы под отчет Иванову В.В. деньги для приобретения ГСМ;

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

— 850 руб. (8,5 руб. х 100 л) — отражен приобретенный бензин (после утверждения авансового отчета Иванова В.В.).

Приобретение горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией и при безналичной оплате отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3-1 "Топливо на складе" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

— оприходованы горюче-смазочные материалы (без налога на добавленную стоимость);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

— учтен налог на добавленную стоимость, выделенный в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 51 "Расчетные счета"

— оплачены приобретенные горюче-смазочные материалы;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

— принят к вычету "входной" НДС.

В аналогичном порядке принимаются к учету приобретенные и оплаченные в безналичном порядке талоны на бензин.

Заключив договор на покупку бензина посредством передачи талонов, предприятие обычно перечисляет аванс за талоны. При этом в учете делается проводка:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные" Кредит 51 "Расчетные счета"

— перечислен аванс за бензин.

После этого предприятие получает талоны на ГСМ. На каждом талоне может указываться количество топлива, которое можно заправить, либо количество и цена топлива, либо просто общая стоимость топлива, которое можно заправить.

Полученные талоны бухгалтер отражает за балансом (счет 006 "Бланки строгой отчетности") в условной оценке. Но это только в том случае, если на талонах не указана цена топлива. Иначе талоны отражаются на счете 50 "Касса" (субсчет "Денежные документы").

Для учета талонов руководитель предприятия назначает своим приказом материально-ответственное лицо. Этот сотрудник регистрирует приход и расход талонов в книге учета талонов на нефтепродукты. Такая книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист книги заполняется под копирку, второй лист этой книги — отрывной. Он служит отчетом материально-ответственного лица за расход талонов и сдается в бухгалтерию.

При выдаче водителям талонов на бензин их стоимость переводится с субсчета по учету топлива по талонам на бензин на субсчет по учету топлива в баках:

Дебет 10 "Материалы" субсчет "Топливо в баках автотранспорта" Кредит 10 "Материалы" субсчет "Топливо по талонам"

— на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в выданных водителю талонах.

Поскольку действующими нормативно-правовыми актами не утверждены обязательные для применения формы учета расходования горюче-смазочных материалов на каждый конкретный автомобиль организации, автор предлагает использовать форму (ведомость учета выдачи нефтепродуктов), ранее действовавшую для государственных предприятий и приведенную в Инструкции Госкомнефтепродукта СССР от 3 февраля 1984 г. N 01/21-8-72 (см. Приложение 3 к данной книге).

Ежемесячно между предприятием-покупателем и продавцом ГСМ составляется акт приема-передачи нефтепродуктов или отчет об отпуске топлива. В них указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта (отчета) продавец выписывает предприятию счет-фактуру. По этому счету предприятие сможет возместить из бюджета "входной" НДС по приобретенному топливу.

2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

«Пропишите порядок списания ГСМ в учетной политике Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо. …»

Нормы расхода топлива: как

безопаснее списать ГСМ

Как только компания приобретает либо берет в аренду автомобиль, в учете появляется

постоянная статья расходов - бензин ГСМ). Его можно списывать на основании данных о

фактически выработанном топливе.

То есть брать те цифры, которые указывают водители в

путевых листах. Однако часто работодатели не готовы верить водителям на слово и

предпочитают контролировать расход бензина при помощи нормы расхода топлива.

Пропишите порядок списания ГСМ в учетной политике Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо.

Обычно бензин покупают сами водители на автозаправочных станциях. Для этого они получают деньги под отчет. После того как водитель сдает авансовый отчет с приложением чеков АЗС, вы приходуете бензин по счету 10 «Материалы».

Если ваша компания на «упрощенке»

Другой вариант: по договору с сетью АЗС компания оплачивает бензин безналичным путем.

Тогда в конце месяца вы получаете полную информацию о том, сколько бензина, по какой цене было отпущено вашим сотрудникам по топливным картам или талонам. Бензин вы также приходуете на счет 10. Для учета топлива на счете 10 лучше выделить специальный субсчет.

Следующий момент, который вам нужно прописать в учетной политике, - это списание бензина. В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива нужно списывать на затратные счета: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Выбор зависит от того, какой деятельностью занимается ваша компания и по какому транспорту списывается ГСМ. Списываете бензин на основании данных из путевых листов. Эти первичные документы в обязательном порядке должны заполнять ваши водители. И указывать в них маршрут, километраж, объем топлива в баке на начало поездки и на ее конец. Разница между этими показателями и будет фактическим расходом топлива, который вы должны списать. Списываете бензин по фактической себестоимости, средней либо методом ФИФО. Выбранный метод пропишите в учетной политике. Причем он может отличаться от того, каким вы списываете другие группы материалов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Осторожно!

Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованны. Под этим чиновники понимают ситуацию, когда фактический расход ГСМ не превышает нормы расхода топлива, утвержденной в организации.

Теперь что касается учетной политики для целей налогообложения. При расчете налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Ни в одной из этих статей кодекса не сказано о том, что расходы на бензин нужно нормировать и применять нормы расхода топлива. А значит, их можно списывать в объеме фактических затрат. Однако при этом чиновники указывают на то, что расходы должны быть экономически обоснованны. И для того чтобы контролировать величину расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы расхода топлива.

Поэтому в налоговой учетной политике вам нужно, во-первых, прописать, по какой статье вы будете учитывать топливо: материальные расходы или прочие. А во-вторых, каким образом компания контролирует обоснованность расходов на списание ГСМ.

Контроль расхода ГСМ при помощи норм Вообще для большинства марок автомобилей уже есть готовые нормы расхода топлива - их утвердил Минтранс России своим распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Однако эти нормы больше соответствуют идеальным дорожным условиям, нежели реальным. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Минимального количества светофоров и поворотов. Средней температуры воздуха и полного отсутствия пробок на дороге.

Если же ваши машины колесят по городу на невысоких скоростях, да еще и с грузом в жару или холод - расход топлива будет значительно выше предлагаемых норм. И вы столкнетесь с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на те коэффициенты, которые предлагает Минтранс.

Например, в вашей автомашине есть кондиционер или система «климат-контроль». Значит, во время их работы летом расход топлива будет больше. Минтранс предлагает корректировать норму на 7-10 процентов. А в зимнее время норма расхода бензина у автомобиля увеличивается на 5-20 процентов в зависимости от климатического района (п.

5 распоряжения № АМ-23-р). Корректировать базовую норму нужно и в том случае, если ваши машины ездят в сельской местности. Либо в густонаселенных городах. Так, если в городе проживают свыше 1 миллиона человек, норму можно увеличить на 20 процентов. А если более 3 миллионов человек - на 25 процентов.

Как видите, даже нормы Минтранса нужно брать на вооружение с учетом корректировок.

Поэтому если вы решили ими руководствоваться - будьте внимательны. Нормы расхода топлива должны корректироваться исходя из условий эксплуатации автомобиля.

Другой вариант контроля - разработать свои нормативы. Чтобы избежать при этом вопросов проверяющих, можно установить, что собственные нормы вы разработали на основании показателей, предлагаемых Минтрансом. Но при этом учли реальные транспортные условия, а также техническое состояние автомобилей.

Этим способом обычно пользуются компании со значительным парком машин.

«Топливные» и «масляные» расходы

Вначале директор издает приказ о необходимости провести замеры расхода топлива для тех автомашин и по тем маршрутам, которые они обслуживают. Например, вы доставляете товары в магазины, расположенные в черте города. Значит, замеры нужно сделать в то время, когда обычно происходит доставка, чтобы учесть влияние такого фактора, как загрузка машины и скорость движения. Замеры делает специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель в своем приказе. Образец такого приказа приведен здесь.

Результаты замеров вам нужно оформить актами. На каждый автомобиль заполнить отдельный документ. Подобных подсчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат. Образец акта смотрите здесь.

По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода топлива.

С этими нормами нужно ознакомить водителей под роспись. Можно разработать своего рода Положение о контроле за расходом бензина, в котором прописать нормы, а также предусмотреть их корректировку в случае форс-мажорных обстоятельств. Если по каким-то причинам происходит крупный перерасход - водитель пишет объяснительную. На основании этой бумаги компания принимает решение, как поступить с перерасходом - учесть при налогообложении прибыли, списать за счет собственных средств компании или удержать с водителя.

Установите порядок заполнения путевых листов Теперь переходим к последнему шагу - непосредственное оформление первичных документов по расходу топлива. Таким документом является путевой лист. Его типовая форма № 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой. Главное предусмотреть в нем все обязательные реквизиты. Не забудьте привести информацию о маршруте и расходе топлива. Именно эти данные подтверждают экономическую обоснованность затрат. Поэтому указывать их нужно обязательно.

Причем делать это лучше максимально подробно:

в описании маршрута лучше указывать конкретные адреса. В противном случае налоговики скорее всего признают расходы на ГСМ необоснованными.

Также нужно учитывать, что организации, не относящиеся к автотранспортным, не обязаны составлять путевые листы на каждый день. Вы сами определяете, с какой периодичностью вам составлять путевые листы - еженедельно, ежедекадно или ежемесячно. Главное, чтобы на основании этих документов можно было определить расход ГСМ.

О чем важно помнить

1. В налоговом учете бензин можно списывать в размере фактических затрат. Но при этом обоснованными считаются расходы на ГСМ в пределах норм.

2. Компания может использовать нормы расхода топлива Минтранса или может утвердить и свои показатели, обосновав их собственными замерами расхода топлива.

Похожие работы: