Производственная организация в перевозках для собственных нужд использует грузовое транспортное средство (далее — ТС, автомобиль), находящееся в ее собственности. Выяснилось, что водитель — работник организации, перевозя готовую продукцию на склады по Беларуси, израсходовал топливо сверх нормы. Рассмотрим, как компенсировать причиненный им ущерб, размер которого меньше трех среднемесячных заработков водителя.
Несколько слов о расходе топлива
Чтобы отследить, экономично ли расходуется топливо, сравнивают его фактический расход с рассчитанной нормой. А устанавливая последнюю, используют линейные обязательные нормы, утвержденные Минтрансом <*>
. Они зависят от марки
и модели ТС.
Обратите внимание!
Если обязательных норм нет, например при эксплуатации автомобиля новой модели, прибегают к временным нормам
<*>
.
Обязательные нормы корректируют. Чаще всего их повышают. На практике это делают, если ТС эксплуатируется, например:
— при температуре ниже 0 °C;
— в условиях снежных заносов, сильных снегопадов, гололедицы;
— в городах с определенной численностью населения.
При эксплуатации ТС на асфальтированных и цементобетонных дорогах вне населенных пунктов (далее — трасса) нормы понижают <*> .
Соответствующие понижения и (или) повышения устанавливает приказом руководитель организации <*> . Предельные значения повышений (понижений) определены законодательством <*> .
Норму расхода с учетом повышения (понижения) обычно называют расчетной.
Пример определения расчетной нормы расхода топлива
Для перевозки своей продукции организация использует Ford Transit 350 2,4D (55 kW). Линейная норма расхода дизельного топлива для данного ТС — 9,5 л/100 км. Учет транспортной работы в тонно-километрах не ведется. Приказом установлено понижение для перевозок по трассе в размере 12% и повышение за перевозку грузов на 5%.
Расчетная норма составит
<*>
:
— для перевозки груза по трассе — 8,8 л/100 км (9,5 л/100 км + 9,5 л/100 км x 5% —
9,5 л/100 км x 12%);
— при возвращении порожнего автомобиля — 8,4 л/100 км (9,5 л/100 км —
9,5 л/100 км x 12%).
В некоторых случаях к расчетной норме прибавляется дополнительный расход топлива (например, если эксплуатируется ТС с прицепом). Его предельные размеры установлены законодательством <*> .
Алгоритм привлечения к матответственности
Шаг 1. Фиксируем пережог топлива и определяем размер ущерба
Как правило, фактический расход топлива вычисляют следующим образом:
Количество топлива в баке можно определить:
— зная его объем. Вместимость топливного бака автомобиля указывается в техдокументации к нему. От этой величины отнимают количество топлива, поместившегося при заправке автомобиля до полного бака;
— используя специальные приборы (например, топливомеры, метроштоки и т.д.).
Как правило, результат расходования топлива определяют в конце каждого месяца. Это может быть экономия топлива или его перерасход — пережог. Документальным основанием для выявления пережога выступает акт снятия остатков <*> , а также документы, подтверждающие использование топлива. Это путевые листы, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов (ГСМ) или карточки учета расхода топлива, иные документы, которые содержат сведения о работе водителя и автомобиля или используются для оперативного и бухгалтерского учета топлива.
В нашей ситуации пережог топлива — это ущерб, причиненный производителю. То есть по вине водителя имеет место утрата, из-за которой производитель вынужден нести дополнительные расходы на приобретение топлива.
Определить размер ущерба можно так. Сначала выявить его величину в натуральных показателях (как правило, в литрах). Для этого от фактического расхода топлива отнять расход по норме. Затем полученное значение умножить на стоимость, по которой недостающее топливо числится в бухучете <*> .
Шаг 2. Выясняем причины перерасхода топлива
Чтобы установить причины перерасхода топлива, производитель может создать специальную комиссию. Для этого издается распорядительный документ, как правило приказ <*> . Комиссия действует постоянно или созывается в каждом случае перерасхода ГСМ. Обычно в нее включают начальника транспортного отдела, кадровика, механика. Их задача — выявить причины перерасхода и его виновника.
В рассматриваемом случае ущерб от перерасхода причинен по вине водителя (ТС использовалось в личных целях и т.п.). И чаще всего виновные действия водитель совершает умышленно. То есть осознает, что нарушает трудовые обязанности, предвидит, что его действия повлекут перерасход топлива, а значит, причинят производственной организации ущерб, и допускает наступление таких последствий (относится к ним безразлично).
Виновность может признать сам водитель (например, в объяснительной записке), а может установить комиссия.
Во втором случае изучают данные путевых листов, информацию о пробеге по спидометру, движении ГСМ. Сделать это проще, если автомобиль оснащен:
— системой мониторинга пройденного расстояния, показания которой водитель не может фальсифицировать;
— устройством контроля топлива в баке.
Кроме того, проводят контрольные заезды. В случае когда водитель постоянно следует одним маршрутом, можно разработать паспорт маршрута. В таком документе среди прочего указывают дорожные условия движения ТС, протяженность маршрута. Все это позволяет отследить, вносил ли водитель в путевой лист данные, отличные от фактических.
На заметку
Расход топлива сверх нормы также может быть вызван:
— техсостоянием автомобиля. Так, к пережогу приводит подтекание топлива в системе питания ТС;
— занижением расчетной нормы расхода. Например, если, устанавливая повышения, не учесть дорожные условия (скажем, пробки), в которых будет эксплуатироваться автомобиль.
В таком случае взыскать ущерб с водителя нельзя.
Шаг 3. Проверяем наличие всех условий привлечения к матответственности
За причиненный пережогом топлива ущерб производитель вправе привлечь водителя к матответственности <*> . Это можно сделать, если при наличии ущерба и вины <*> :
1) поведение водителя было противоправным. То есть он допустил пережог по причине неисполнения или ненадлежащего исполнения своих трудовых обязанностей;
Пример
Согласно рабочей инструкции водитель должен соблюдать рекомендации по маршруту движения. В их нарушение водитель уклонился от кратчайшего маршрута, чтобы заехать домой. Во время стоянки двигатель не глушил. Это повлекло перерасход топлива.
2) между ущербом и неисполнением (ненадлежащим исполнением) трудовых обязанностей есть причинно-следственная связь .
При этом должны отсутствовать обстоятельства, исключающие ответственность водителя. Пример таких обстоятельств — форс-мажор, состояние крайней необходимости.
Шаг 4. Взыскиваем ущерб
Водитель, умышленно допустивший перерасход топлива, как правило, несет полную матответственность <*> . То есть возмещает ущерб в полном объеме.
Наниматель может компенсировать свой ущерб несколькими способами:
1) для начала стоит предложить водителю возместить ущерб добровольно. Лучше, если согласие будет оформлено письменно. Например, водитель напишет заявление о добровольном возмещении ущерба или с ним заключат соответствующее соглашение. Целесообразно, чтобы такие документы устанавливали сроки перечисления денег;
Пример формулировки заявления
В связи с излишним расходом мною топлива за период с 01.03.2018 по 30.03.2018 обязуюсь возместить причиненный ущерб в размере 53,54 руб. добровольно путем перечисления указанной суммы на расчетный счет ООО «Хлебовичок» не позднее 17.04.2018.
2) если водитель откажется возместить ущерб в добровольном порядке — распорядиться удержать сумму ущерба из зарплаты. Это можно сделать, если одновременно выполняются следующие условия:
— ущерб не превышает трех среднемесячных зарплат водителя <*> ;
На заметку
Как определить среднюю зарплату за месяц — установлено законодательством
<*>
.
— у водителя затребовано письменное объяснение <*>
;
— решение об удержании принято не позже двух недель со дня обнаружения ущерба. То есть со дня, когда стало известно о наличии ущерба.
Чтобы удержать сумму ущерба, руководитель издает распоряжение или приказ. С таким документом водителя ознакомляют под подпись. А если он отказывается — составляют соответствующий акт.
Удержать деньги можно не раньше 10 дней со дня сообщения об удержании
водителю <*>
. При этом бухгалтерия производителя должна соблюдать:
— ограничения. Так, общий размер всех удержаний не должен превышать 50% причитающейся водителю зарплаты <*>
;
— запреты. Например, нельзя производить удержание из выходных пособий и компенсационных выплат <*>
;
3) подать иск о возмещении водителем суммы ущерба.
В рассматриваемой ситуации сумма ущерба от пережога топлива не превышает трех средних зарплат водителя за месяц. Значит, ее можно удержать по распоряжению руководителя из зарплаты виновника <*>
. Однако нанимателю придется обратиться в суд, если <*>
:
— пропущен срок издания распорядительного документа;
— водитель не согласен с размером ущерба.
В этом случае составляют исковое заявление. В нем, в частности, описывают, при каких обстоятельствах водитель причинил ущерб, указывают его сумму. К иску прилагают документы, подтверждающие:
— уплату госпошлины. Ее размер составляет 5% от цены иска <*>
;
— перерасход топлива (к примеру, путевые листы) и размер ущерба (карточки учета топлива, чеки на приобретение топлива);
— наличие условий привлечения к матответственности (объяснительная записка водителя, акт комиссии).
У нанимателя есть год, чтобы подать иск <*> . Документы необходимо направить в районный (городской) суд по месту жительства водителя <*> .
Адреса судов общей юрисдикции и реквизиты для уплаты госпошлины размещаются на сайте Верховного Суда.
Исковое заявление рассматривают в течение месяца со дня принятия <*> . Если его удовлетворят, производителю выдадут исполнительный лист. В случае когда водитель игнорирует решение суда, взыскивать ущерб можно принудительно через органы принудительного исполнения (ОПИ). ОПИ возбудит производство и передаст исполнительный документ производственной организации. На основании его бухгалтерия удержит сумму ущерба из зарплаты водителя.
Расходы ГСМ определяются на основании утвержденных норм. Виды норм расходов ГСМ:
- базовая линейная норма на 100 км пробега;
- норма для исполнения транспортных работ на 100 т/км;
- норма на одну тонну дополнительной массы (в случае использования прицепа);
- норма на поездку с грузом (эта норма связана с маневровкой автомобиля и выполнением операций погрузки-разгрузки);
- норма на 100 км пробега при выполнении специальных работ;
- норма на работу специального оборудования, установленного на автомобилях (рассчитанная на один час или одну операцию);
- норма на работу автономного обогревательного устройства (рассчитанная на один час).
Нормами предусмотрены также различные надбавки и поправочные коэффициенты, позволяющие учитывать обстоятельства, в которых выполняются работы (например, климатические условия).
Давайте разбираться: пережог топлива
Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода. Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога.
В логистических организациях рекомендуется проводить замер всех вновь поступивших в ее ведение автомобилей, особенно если транспортное средство уже имеет пробег. Кем заполняется Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию.
В нее должны входить не менее трех не заинтересованных в исходе дела лиц. Это может быть экономист, директор, бухгалтер, водитель, секретарь и пр.
Помимо этого, желательно подтверждение их квалификации. Инженерное, экономическое образование – важный фактор, который придает дополнительную юридическую значимость документу.
Приказ на списание топлива
Применение поправочных коэффициентов и переход на летние или зимние нормы начинается по приказу руководителя предприятия. В случае выявления сверхурочных расходов ГСМ, составляется ведомость таких расходов и подается руководителю предприятия для принятия решения о возмещении стоимости перерасходованных ГСМ.
Как правило, сверхурочные расходы горючего рассматриваются как недостача, подлежащая возмещению за счет виновных лиц. При бригадном методе работы, по согласию рабочих допускается введение солидарной ответственности за недостачу.
За экономию ГСМ водителям могут выплачиваться премии. Такое премирование предусматривается специально разработанным на предприятии положением.
Внимание
Выплаты премий за экономию ГСМ происходят на основании приказа руководителя предприятия. В бухгалтерском учете эти виды премий зачисляются на соответствующий счет расходов по элементу «Расходы на оплату труда».
Как составить приказ на списание гсм
Тогда в приказе надо провести четкие границы между теми и другими, чтобы на проверке не возникло путаницы с тем, какие нормы правильные (4). Расход топлива в весенне-летний и осенне-зимний периоды разный.
Инфо
Поэтому надо установить в приказе летние и зимние нормы. Как вариант, можно закрепить зимнюю надбавку в процентах, за счет которой на зимний период будет увеличиваться норма расходования топлива.
Размеры надбавок для разных регионов есть в старом распоряжении Минтранса (5). В приказе можно установить, кто из работников будет отвечать в компании за соблюдением новых норм (6).
Это может быть, к примеру, руководитель АХО или начальник транспортного отдела. С новым приказом надо ознакомить этого сотрудника, а также работника бухгалтерии, который отвечает в компании за учет расходов на ГСМ (7).
Перерасход гсм? за счет водителя!
Акт контрольного замера расхода топлива составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта контрольного замера расхода топлива.docСкачать образец акта контрольного замера расхода топлива.doc Для чего существует Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега.
В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей. Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника.
В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.
Акт контрольного замера: обосновываем расход топлива (юрьева ю.в.)
Источник: журнал «Главбух» Сейчас всем компаниям, у которых есть автотранспорт, надо решить, обновлять ли свои нормы списания ГСМ. И если да, то издать соответствующий приказ. Необходимость в этом возникла потому, что Минтранс России обновил свои нормы из распоряжения от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, которое давно уже не отвечало реалиям авторынка. В нем не было норм для многих популярных сейчас иномарок, например Chevrolet Aveo, Scoda Octavia, Ford Focus. Образец приказа о нормах ГСМ смотрите ниже. Сейчас нормы для всех моделей дополнены распоряжением от 14 мая 2014 г. № НА-50-р. Взять их на вооружение - право, а не обязанность организации. Можно и дальше списывать бензин по собственным нормативам. Риск здесь невелик, ведь Минфин признал, что Налоговый кодекс РФ вообще не требует нормировать расходы на горючее (письмо от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875).
Пример приказа на списание горюче-смазочных материалов по нормам
Приказы Приказ на списание ГСМ составляется на каждом предприятии, имеющем в собственности транспортные средства. Образец оформления приказа предлагаем скачать ниже. ГСМ – это горюче-смазочные материалы, которые включаются в себя топливо, тормозные жидкости, масла и прочие смазочные материалы.
Списание ГСМ выполняется по нормативам, устанавливаемым на каждом предприятии для каждого транспортного средства. Нормы расхода ГСМ могут быть установлены на основании реальных замеров для каждого ТС, а могут браться и официально утвержденные нормативы. Каким бы образом не происходило списание горюче-смазочных материалов, необходимо утвердить приказ, которые будет устанавливать порядок списания ГСМ, нормы списания и документы, с помощью которых топливо и прочие материалы будут списываться.
Акт контрольного замера расхода топлива
Так будущие расчеты расхода ГСМ будет делать проще, с учетом локализации передвижения. Также обязательно прописывается в документе:
- сколько было топлива внутри транспортного средства на начало процесса, какого типа и марки оно было;
- сколько осталось в баке бензина (или другого ГСМ) на окончание процесса замера;
- была ли осуществлена дозаправка или сливание топлива (если нет – указать этот момент в документе);
- итоговые затраты ГСМ в литрах или другой единице измерения;
- детализация начальных и конечных показателей спидометра (в километрах);
- сколько км составил пробег в течение всего замера;
- указывается расход, высчитываемый путем деления количества горючего на километры, – рассчитывается также общий расход на 100 км.
Важный нюанс! Все числовые данные в бумаге прописываются как цифрами, так и прописью.
Бланкер.ру
Материальная выгода Заключение трудового договора на работу по совместительству во время отпуска по беременности и родам Договор подряда подпись договора займа одним лицом Учет НДС при УСН Учет иностранного НДС НДФЛ с компенсации питания Услуги по правлению оказывает ИП,учредитель и директор учреждения Контролируемая сделка Об НДФЛ с отпускных О финансовой помощи учредителя Об НДФЛ с отпускных Учредители Если основное средство приобретено для перепродажи Применение УСН при ведении нескольких видов деятельности имущественный вычет пенсионеру Компенсация по уходу за ребенком Временно пребывающие Ставки страховых взносов Документальное оформление ремонта автотранспортных средств Аренда автомобиля у сотрудника Оформление материальной помощи Ввод в эксплуатацию по частям Входной НДС по импортным товарам, можно ли принять к вычету. Изменилась кадастровая стоимость земли, как считать налог.
Приказ на списание гсм
Как правило, ведомость расходования ГСМ составляется на один календарный месяц. В нем указывается:
- полное наименование предприятия;
- наименование структурного подразделения;
- персональные данные водителя;
- марка, государственный номер автомобиля;
- подотчетный период, за который будет производиться списание ГСМ.
Ее форма разработана в виде таблицы, в которой в столбцы вписываются:
- порядковый номер;
- дата;
- марка используемого бензина либо дизельного топлива;
- масла и иных видов ГСМ;
- подпись подотчетного водителя;
- итоговые данные.
Как правило, ведомость составляет материальный бухгалтер, на которого возложена обязанность учета ГСМ. Каждый водитель сдает ему чек или расходный счет, данные которого он заносит в ведомость.
В нем следует привести перечень норм расхода топлива, установленных предприятием. Виды нормативов на расход ГСМ, измерение в литрах:
- базовая норма, применяемая в расчете на 100 км пробега транспортного средства при его полном оборудовании;
- транспортная норма, подсчитываемая на 100 км пробега, но показатель обусловлен грузоподъемностью транспортного средства;
- норма с учетом одной тонны дополнительной массы, если будет использован прицеп;
- норма, рассчитанная на поездку с грузом с учетом маневрирования транспортного средства при выполнении операций погрузки-разгрузки;
- норма, устанавливаемая на 100 км пробега при производстве специальных видов работ;
- норма с учетом специального оборудования, которое устанавливается на транспортное средство.
Списание ГСМ производится на основании Руководящего документа Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» утвержденного Минтрансом России 29.04.2003 г.
Нормы расхода топлива предназначены для организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории РФ, независимо от их формы собственности.
Базовое значение расхода топлива определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Нормы списания ГСМ установлены в литрах на 100 км.
Для учреждения нормы расхода ГСМ. смазочных материалов и поправочных коэффициентов, которые увеличивают или уменьшают базовую норму на каждое автотранспортное средство устанавливаются приказом руководителя в соответствии с требованиями Норм расхода топлива.
Нормы расхода топлива могут повышаться при следующих условиях:
1. При работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических условий районов страны – от 5 до 20 %. Например, в Центральной части России надбавка в зимнее время установлена в размере 10 % с 1 ноября по 31 марта. При значительных отклонениях (понижениях или повышениях) температуры от средних суточных или среднестатистических значений (температурная граница -5 град. С) руководителем учреждения может быть принято решение об уточнении начала и конца периода применения зимних надбавок, но только по согласованию с региональными (местными) службами Гидрометцентра РФ.
2. При работе автотранспорта в городах с населением:
– свыше 3 млн человек – до 25 %;
– от 1 до 3 млн человек – до 20 %;
– от 250 тыс. до 1 млн человек – до 15 %;
– от 100 до 250 тыс. человек – до 10 %;
– в городах и поселках городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек – до 5 %.
3. При работе автотранспорта, требующей частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, обслуживания пенсионеров, инвалидов, больных и т. п. (при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются) – до 10 %.
4. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии – до 10 %, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии – до 15 %, в строенном – до 20 %.
5. Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет, – до 5 %, более 8 лет – до 10 %.
6. В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже + 5 град. С) время года при простоях и прогреве автомобилей и автобусов, а также при простоях с работающим двигателем в ожидании пассажиров (в том числе больных, инвалидов и т. п.) устанавливается нормативный расход топлива из расчета один час простоя соответствует 10 км пробега автомобиля.
Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15 %. В случае эксплуатации автотранспорта в пригородной зоне вне границы города поправочные (городские) коэффициенты не применяются.
Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01х Нs x S x (1+0,01х D), где
Qн – нормативный расход топлива, литры;
Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная поправка или снижение) к норме в процентах.
Расчет нормативного расхода масел и смазок производится по формуле:
Мн = 0,01х Нм x Qн x (1+0,01+D), где
Мн – нормативный расход масел и смазок;
Нм – базовая норма расхода масел и смазок;
Qн – нормативный расход топлива;
D – корректирующие коэффициенты.
Пример 27.
На балансе учреждения находится легковой автомобиль ГАЗ-3102 2000 г. выпуска с двигателем ЗМЗ-4022.10. Согласно данным путевого листа от 15 апреля 2006 г. ГАЗ-3102 пройдено 400 км, в том числе: в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн чел. – 50 км, в пригородной зоне – 330 км и в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. чел. – 20 км.
Согласно данным транспортного средства базовая норма расхода топлива на 100 км пробега составляет 13 л.
Определим расчетное нормативное значение расхода топлива:
– расход топлива в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 50 км – может быть увеличен на 15 %:
50 км x 13 л x 115 % / 100 км = 7,5 л;
– в пригородной зоне пройдено 330 км – увеличение базовой нормы не производится:
330 км x 13 л / 100 км = 42,9 л;
– в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек автомобилем пройдено 20 км. В данном случае базовая норма может быть увеличена на 5 %:
20 км x 13 л x 105 % / 100 км = 2,7 л.
Кроме того, данный автотранспорт 2000 г. выпуска, то есть автомобиль эксплуатировался более 5 лет, поэтому приказом руководителя учреждения определена надбавка – 5 %, таким образом, количество израсходованного топлива составит 55,76 л (53,1 л x 105 %).
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Так, нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, а нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива.
Нормы расхода масел могут быть увеличены до 20 % для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.
Списание топлива
Пример 28.
Используя условия предыдущего примера, рассчитаем норму списания моторного и специального масел.
Норма расхода моторного и специального масел согласно Нормам расхода топлива составляет:
– моторные масла – 1,7 л на 100 л топлива;
– специальные масла и жидкости – 0,05 л на 100 л топлива.
Списание моторного масла в апреле 2006 г. должно быть произведено в количестве 6,8 л (400 x 1,7 / 100).
Списание специальных масел и жидкостей произведено в количестве 0,2 л (400 x 0,05 / 100).
С 2006 г. материалы могут списываться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости (на усмотрение бюджетного учреждения). Способ списания материалов отражается в учетной политике учреждения.
Отметим, что средняя фактическая стоимость определяется с учетом запасов, поступивших в течение текущего (ранее – данного) месяца на дату списания.
Обратите внимание: отражение в учете операций по перемещению ГСМ внутри учреждения осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально-ответственного лица на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В бухгалтерском учете данные операции отражаются по дебету счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» и кредиту счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов».
Все виды топлива и смазочных материалов списываются в расход на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), а также Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Списание израсходованных материальных запасов, в том числе ГСМ, на основании оправдательных документов отражается по дебету счета 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счета 0 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».
Пример 29.
Согласно принятой медицинским учреждением учетной политики на 2006 г. списание материальных запасов производится по средней фактической стоимости.
Медицинское учреждение за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, приобрело в марте 2006 г. 10 канистр тосола на общую сумму 1500 руб.
По состоянию на 01.03.2006 по этой группе оставались остатки в количестве 3 канистр, стоимостью 360 руб.
В течение марта 2006 г. по указанной группе материальных запасов списано 9 канистр тосола.
Лицевой счет медицинского учреждения обслуживается территориальным органом Федерального казначейства.
Средняя фактическая стоимость тосола составит 143,08 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан.).
Средняя фактическая стоимость остатка 1 канистры тосола по состоянию на 01.04.2006 равна 143,07 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан. – (9 кан. x 143,08 руб.)).
Операции по списанию ГСМ в данном случае отразятся в бюджетном учете учреждения в следующем порядке:
Аналитический учет ГСМ ведется материально-ответственными лицами на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству.
Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.
Налог на прибыль
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст.
Давайте разбираться: пережог топлива
Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.
Для чего нужны нормы расхода ГСМ
Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.
Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:
— информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;
— результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;
Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)
Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.
Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.
По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.
Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.
О путевом листе
Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).
Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).
Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).
Документальное оформление
В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:
— накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);
— чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).
Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:
1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;
2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;
3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);
4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.
Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?
Да, можно.
Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.
Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.
Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?
При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:
Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;
Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.
Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.
По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:
Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;
Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).
На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:
Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).
По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:
Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).
Эжвинский районный суд г. Сыктывкара Республики Коми
в составе председательствующего судьи Санжаровской Н.Ю.,
при секретаре Антоновой Ю.Л.,
с участием истца Черкасова Г.А.,
рассмотрев в открытом судебном заседании в г. Сыктывкаре 26 апреля 2012 года дело по иску Черкасова Г.А. к ООО «Эжвадорстрой» о признании незаконными приказов, взыскании удержанных из заработной платы сумм, индексации,
установил:
Черкасов Г.А. обратился в суд с иском к ООО «Эжвадорстрой» об отмене приказов №… от **.**.**, №… от **.**.** об удержании за перерасход топлива за **.**.**, **.**.**, и взыскании незаконно удержанных из заработной платы денежных сумм за перерасход топлива в сумме … рублей с учетом их индексации. В обоснование заявленных требований истец указал, что работает в ООО «Эжвадорстрой» в должности водителя автомобиля. По расчетным листам за период с **.**.** по **.**.** с него были удержаны значительные суммы за перерасход топлива. В **.**.** в бухгалтерии ООО «Эжвадорстрой» ему сообщили о приказах об удержании из зарплаты денежных средств за перерасход топлива, однако служебных проверок предприятие не проводило, с него объяснение не истребовали и с приказами не знакомили.
В судебном заседании истец исковые требования поддержал, просил признать незаконными приказы в части удержания из его зарплаты денежных сумм за перерасход топлива, так как служебная проверка по факту перерасхода топлива не проводилась, взыскать удержанные из его зарплаты суммы за период с **.**.** по **.**.** в размере … руб. с учетом индексации.
Представитель ответчика в судебное заседание не явился, извещён надлежащим образом, причины неявки суду не сообщил, отзыв по существу исковых требований не представил. Суд считает возможным рассмотреть дело в отсутствие ответчика по правилам главы 22 ГПК РФ в порядке заочного производства.
Заслушав истца, исследовав материалы дела, суд приходит к следующему .
Материалами дела установлено, что с **.**.** истец работал в ООО «Эжвадорстрой» в должности водителя автомобиля. **.**.** истец уволен с работы на основании п. 5 ст. 77 ТК РФ в связи с переводом работника с его согласия в ОАО «…».
Согласно п. 4.18 должностной инструкции водитель самосвала несет ответственность за несоблюдение норм расхода ГСМ.
В соответствии с п. 12.1 «Положения по учету горюче-смазочных материалов в ООО «Эжвадорстрой», введенному в действие с **.**.**, в случае установления факта перерасхода ГСМ сверх установленных норм мастера, механики вахты, диспетчер в течение одного дня обязаны взять объяснительные с водителей и иных лиц, допустивших перерасход ГСМ. В объяснительных должны быть указаны точное время, дата, место и причины с подробным описанием перерасхода ГСМ. В случае технической неисправности ТС составляется акт на перерасход ГСМ и письменное подтверждение механика вахты. Механик вахты, мастер, диспетчер передает вышеуказанные документы в отдел главного механика в течение одного дня. Приказом по предприятию назначается комиссия для проведения служебной проверки по перерасходу ГСМ. Отчет о результатах проведенной служебной проверки с мотивированным выводом о причинах перерасхода ГСМ предоставляется на утверждение главному инженеру. В отчете о результатах проведенной служебной проверки по перерасходу ГСМ указываются основания списания или удержания ГСМ с работника. На основании выводов служебной проверки, утвержденной главным инженером, оформляется приказ о частичном или полном удержании денежных средств за перерасход ГСМ с работника. Стоимость ГСМ рассчитывается по цене приобретения от поставщика с учетом НДС. В случае несогласия с выводами проверки работник, допустивший перерасход ГСМ, имеет право обратиться в комиссию по трудовым спорам или в суд.
Из служебной записки диспетчера Д.П. от **.**.**, сводного расчета объемов перерасхода за **.**.** следует, что на автомобиле … №… у водителя Черкасова Г.А. за **.**.** перерасход топлива составил … л.
Из служебной записки диспетчера Д.П.
Какие нормы нужно использовать при списании ГСМ
от **.**.**, сводного расчета объемов перерасхода за **.**.** следует, что на автомобиле … №… у водителя Черкасова Г.А. за **.**.** перерасход топлива составил … л.
Указанные служебные записки и сводные расчеты явились основанием для издания директором ООО «Эжвадорстрой» приказов об удержаниях из зарплаты сотрудников за перерасход топлива.
В соответствии с п. 1 приказа директора ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за июль **.**.**», из заработной платы Черкасова Г.А. подлежит удержанию за перерасход топлива в **.**.** в количестве … литров – … руб. без учета НДС.
В соответствии с п. 1 приказа директора ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за сентябрь **.**.**» из заработной платы истца подлежит удержанию за перерасход топлива в **.**.** в количестве … литра – … руб. без учета НДС.
Общая сумма, подлежащая удержанию с Черкасова Г.А. на основании приказов за **.**.**, **.**.**, составила … руб. без учета НДС.
Между тем, согласно расчетным листам, и перечисленным в счет заработной платы денежным суммам, у истца за период с **.**.** по **.**.** было удержано за перерасход топлива … руб., в том числе: за **.**.** – … руб., **.**.** – … руб., февраль **.**.** – … руб., **.**.** – … руб.
В соответствии со статьей 233 Трудового кодекса РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
В соответствии со ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причин возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт.
Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.
Статьей 248 ТК установлено, что взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
В соответствии с п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействия) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Оценив исследованные в судебном заседании доказательства в их совокупности, с учетом требований ст. 67 ГПК РФ, суд приходит к выводу о недоказанности работодателем вины, противоправного поведения истца в причинении ущерба, поскольку приказы об удержаниях за перерасход топлива в **.**.**-**.**.** приняты без надлежащей служебной проверки.
Устанавливая причины перерасхода топлива, комиссия по списанию ГСМ в протоколах от **.**.**, **.**.** указывала на то, что выявленный перерасход ГСМ ничем не обоснован.
Вместе с тем, из представленных суду ООО «Эжвадорстрой» документов следует, что объяснительные по факту перерасхода ГСМ у Черкасова Г.А. в установленный «Положением по учету ГСМ» срок не истребовались, надлежащая служебная проверка по каждому случаю перерасхода ГСМ не проводилась, заключение по результатам служебной проверки не составлялось, протокола заседания комиссии по списанию ГСМ главным инженером и руководителем предприятия не утверждены.
Кроме того, истец не был ознакомлен с результатами проверки и с приказами об удержаниях за перерасход ГСМ, и был лишен возможности обжаловать принятые решения.
Определить, каким образом рассчитывался перерасход топлива у каждого из водителей, которые работали на одном автомобиле в паре с другим водителем, из представленных документов, невозможно.
Таким образом, порядок установления перерасхода ГСМ в отношении истца, установленный п. 12.1 Положения по учету горюче-смазочных материалов в ООО «Эжвадорстрой», ответчиком не соблюден. Приказы об удержаниях за перерасход топлива в отношении истца приняты с нарушением требований трудового законодательства, обязывающего работодателя устанавливать не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения, вину работника, при этом должны быть соблюдены права работника.
Кроме того, в нарушение требований ст. 248 ТК РФ приказ №… от **.**.** об удержании из заработной платы истца за перерасход топлива за **.**.** издан работодателем по истечении месячного срока со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба, так как заседание комиссии по списанию ГСМ, на котором был установлен размер перерасхода истцом дизельного топлива за **.**.**, состоялось **.**.**, а приказ был издан **.**.**
Доказательств о наличии согласия истца добровольно возместить причиненный работодателю ущерб ответчиком не представлено. Следовательно, указанное взыскание могло осуществляться ответчиком только в судебном порядке.
При таких обстоятельствах требования истца о признании незаконными приказов в части удержаний с него за перерасход топлива, взыскании удержанных из заработной платы сумм подлежат удовлетворению в полном объеме.
В соответствии со ст. 134 Трудового кодекса РФ, п.55 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», работник имеет право на индексацию незаконно удержанных сумм в связи с их обесцениванием вследствие инфляционных процессов.
С учетом индекса потребительских цен по Республике Коми, определяемых Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Республике Коми, за период с **.**.** по **.**.** индексация удержанных у истца денежных сумм составила … руб., исходя из следующего расчета:
Итого: … руб.
Таким образом, в пользу истца с ответчика подлежит взысканию индексация удержанных денежных сумм в размере … руб.
В соответствии со ст. 103 ГПК РФ, ст. 333.17-333.19 Налогового кодекса РФ, с ответчика также подлежит взысканию государственная пошлина в доход бюджета в размере … руб.
Руководствуясь ст.ст. 194- 199, 235-237 ГПК РФ, суд
решил:
Исковые требования Черкасова Г.А. удовлетворить.
Признать пункт 1 приказа начальника ООО «Эжвадорстрой» от **.**.** №… «Об удержании за перерасход топлива за **.**.**» незаконным в части удержания из заработной платы Черкасова Г.А. стоимости перерасхода топлива за **.**.**.
Взыскать с ООО «Эжвадорстрой» в пользу Черкасова Г.А. удержанные денежные средства в размере … руб. … коп., индексацию за период с **.**.** по **.**.** в размере … руб. … коп., всего … рубль … копеек.
Взыскать с ООО «Эжвадорстрой» государственную пошлину в доход бюджета МО ГО «Сыктывкар» в размере … рублей … копеек.
Ответчик вправе подать в суд, принявший заочное решение, заявление об отмене этого решения суда в течение семи дней со дня вручения ему копии этого решения.
Заочное решение суда может быть обжаловано сторонами также в апелляционном порядке в течение месяца по истечении срока подачи ответчиком заявления об отмене этого решения суда, а в случае, если такое заявление подано, — в течение месяца со дня вынесения определения суда об отказе в удовлетворении этого заявления.
Мотивированное решение изготовлено 27.04.2012 года.
Судья- Н.Ю. Санжаровская
Оригинал документа
ВВЕДЕНИЕ
1 Бухгалтерский учет в организациях, использующих ГСМ в своей деятельности
2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ВВЕДЕНИЕ
Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.
1 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ГСМ В СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Даже в небольшой организации есть собственный автотранспорт.
Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет
А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки различных автомобилей: транспорт руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны… Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.
В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов.
В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.
Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).
Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов второго порядка:
— субсчет 3-1 "Топливо на складе";
— субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";
— субсчет 3-3 "Топливо по талонам".
Как правило, организации, имеющие большой парк машин, приобретают горюче-смазочные материалы по договору поставки. Для этого организации-покупателю необходимо иметь соответствующую лицензию и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке.
Составление и выдача покупателю счета-фактуры являются обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.
Чаще всего бензин, дизельное топливо или, к примеру, тормозную жидкость водители предприятия покупают на АЗС за наличные. В этом случае им сначала выдают деньги из кассы, а затем они представляют в бухгалтерию авансовые отчеты, приложив к ним кассовые чеки, подтверждающие расходы на покупку. На основании этих отчетов бухгалтер приходует ГСМ на счет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо".
При этом в учете делаются следующие проводки:
— выданы деньги из кассы под отчет;
— отражены расходы по покупке ГСМ.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов — кассового чека автозаправочной станции.
В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход — компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Пример. Водитель "Газели", находящейся на балансе предприятия, Иванов В.В. получил из кассы под отчет 850 руб. для приобретения ГСМ. На эти деньги он купил 100 литров бензина марки Аи-92 по 8,5 руб. за один литр, о чем представил в бухгалтерию авансовый отчет.
В учете предприятия бухгалтер отразил данную операцию следующими проводками:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"
— 850 руб. — выданы под отчет Иванову В.В. деньги для приобретения ГСМ;
Дебет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
— 850 руб. (8,5 руб. х 100 л) — отражен приобретенный бензин (после утверждения авансового отчета Иванова В.В.).
Приобретение горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией и при безналичной оплате отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:
Дебет 10 "Материалы" субсчет 3-1 "Топливо на складе" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
— оприходованы горюче-смазочные материалы (без налога на добавленную стоимость);
Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
— учтен налог на добавленную стоимость, выделенный в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 51 "Расчетные счета"
— оплачены приобретенные горюче-смазочные материалы;
Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
— принят к вычету "входной" НДС.
В аналогичном порядке принимаются к учету приобретенные и оплаченные в безналичном порядке талоны на бензин.
Заключив договор на покупку бензина посредством передачи талонов, предприятие обычно перечисляет аванс за талоны. При этом в учете делается проводка:
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные" Кредит 51 "Расчетные счета"
— перечислен аванс за бензин.
После этого предприятие получает талоны на ГСМ. На каждом талоне может указываться количество топлива, которое можно заправить, либо количество и цена топлива, либо просто общая стоимость топлива, которое можно заправить.
Полученные талоны бухгалтер отражает за балансом (счет 006 "Бланки строгой отчетности") в условной оценке. Но это только в том случае, если на талонах не указана цена топлива. Иначе талоны отражаются на счете 50 "Касса" (субсчет "Денежные документы").
Для учета талонов руководитель предприятия назначает своим приказом материально-ответственное лицо. Этот сотрудник регистрирует приход и расход талонов в книге учета талонов на нефтепродукты. Такая книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист книги заполняется под копирку, второй лист этой книги — отрывной. Он служит отчетом материально-ответственного лица за расход талонов и сдается в бухгалтерию.
При выдаче водителям талонов на бензин их стоимость переводится с субсчета по учету топлива по талонам на бензин на субсчет по учету топлива в баках:
Дебет 10 "Материалы" субсчет "Топливо в баках автотранспорта" Кредит 10 "Материалы" субсчет "Топливо по талонам"
— на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в выданных водителю талонах.
Поскольку действующими нормативно-правовыми актами не утверждены обязательные для применения формы учета расходования горюче-смазочных материалов на каждый конкретный автомобиль организации, автор предлагает использовать форму (ведомость учета выдачи нефтепродуктов), ранее действовавшую для государственных предприятий и приведенную в Инструкции Госкомнефтепродукта СССР от 3 февраля 1984 г. N 01/21-8-72 (см. Приложение 3 к данной книге).
Ежемесячно между предприятием-покупателем и продавцом ГСМ составляется акт приема-передачи нефтепродуктов или отчет об отпуске топлива. В них указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта (отчета) продавец выписывает предприятию счет-фактуру. По этому счету предприятие сможет возместить из бюджета "входной" НДС по приобретенному топливу.
2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
«Пропишите порядок списания ГСМ в учетной политике Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо. …»
Нормы расхода топлива: как
безопаснее списать ГСМ
Как только компания приобретает либо берет в аренду автомобиль, в учете появляется
постоянная статья расходов - бензин ГСМ). Его можно списывать на основании данных о
фактически выработанном топливе.
То есть брать те цифры, которые указывают водители в
путевых листах. Однако часто работодатели не готовы верить водителям на слово и
предпочитают контролировать расход бензина при помощи нормы расхода топлива.
Пропишите порядок списания ГСМ в учетной политике Прежде всего вам нужно определиться, как вы будете учитывать приобретенное топливо.
Обычно бензин покупают сами водители на автозаправочных станциях. Для этого они получают деньги под отчет. После того как водитель сдает авансовый отчет с приложением чеков АЗС, вы приходуете бензин по счету 10 «Материалы».
Если ваша компания на «упрощенке»
Другой вариант: по договору с сетью АЗС компания оплачивает бензин безналичным путем.
Тогда в конце месяца вы получаете полную информацию о том, сколько бензина, по какой цене было отпущено вашим сотрудникам по топливным картам или талонам. Бензин вы также приходуете на счет 10. Для учета топлива на счете 10 лучше выделить специальный субсчет.
Следующий момент, который вам нужно прописать в учетной политике, - это списание бензина. В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива нужно списывать на затратные счета: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Выбор зависит от того, какой деятельностью занимается ваша компания и по какому транспорту списывается ГСМ. Списываете бензин на основании данных из путевых листов. Эти первичные документы в обязательном порядке должны заполнять ваши водители. И указывать в них маршрут, километраж, объем топлива в баке на начало поездки и на ее конец. Разница между этими показателями и будет фактическим расходом топлива, который вы должны списать. Списываете бензин по фактической себестоимости, средней либо методом ФИФО. Выбранный метод пропишите в учетной политике. Причем он может отличаться от того, каким вы списываете другие группы материалов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).
Осторожно!
Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованны. Под этим чиновники понимают ситуацию, когда фактический расход ГСМ не превышает нормы расхода топлива, утвержденной в организации.
Теперь что касается учетной политики для целей налогообложения. При расчете налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Ни в одной из этих статей кодекса не сказано о том, что расходы на бензин нужно нормировать и применять нормы расхода топлива. А значит, их можно списывать в объеме фактических затрат. Однако при этом чиновники указывают на то, что расходы должны быть экономически обоснованны. И для того чтобы контролировать величину расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы расхода топлива.
Поэтому в налоговой учетной политике вам нужно, во-первых, прописать, по какой статье вы будете учитывать топливо: материальные расходы или прочие. А во-вторых, каким образом компания контролирует обоснованность расходов на списание ГСМ.
Контроль расхода ГСМ при помощи норм Вообще для большинства марок автомобилей уже есть готовые нормы расхода топлива - их утвердил Минтранс России своим распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Однако эти нормы больше соответствуют идеальным дорожным условиям, нежели реальным. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Минимального количества светофоров и поворотов. Средней температуры воздуха и полного отсутствия пробок на дороге.
Если же ваши машины колесят по городу на невысоких скоростях, да еще и с грузом в жару или холод - расход топлива будет значительно выше предлагаемых норм. И вы столкнетесь с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на те коэффициенты, которые предлагает Минтранс.
Например, в вашей автомашине есть кондиционер или система «климат-контроль». Значит, во время их работы летом расход топлива будет больше. Минтранс предлагает корректировать норму на 7-10 процентов. А в зимнее время норма расхода бензина у автомобиля увеличивается на 5-20 процентов в зависимости от климатического района (п.
5 распоряжения № АМ-23-р). Корректировать базовую норму нужно и в том случае, если ваши машины ездят в сельской местности. Либо в густонаселенных городах. Так, если в городе проживают свыше 1 миллиона человек, норму можно увеличить на 20 процентов. А если более 3 миллионов человек - на 25 процентов.
Как видите, даже нормы Минтранса нужно брать на вооружение с учетом корректировок.
Поэтому если вы решили ими руководствоваться - будьте внимательны. Нормы расхода топлива должны корректироваться исходя из условий эксплуатации автомобиля.
Другой вариант контроля - разработать свои нормативы. Чтобы избежать при этом вопросов проверяющих, можно установить, что собственные нормы вы разработали на основании показателей, предлагаемых Минтрансом. Но при этом учли реальные транспортные условия, а также техническое состояние автомобилей.
Этим способом обычно пользуются компании со значительным парком машин.
«Топливные» и «масляные» расходы
Вначале директор издает приказ о необходимости провести замеры расхода топлива для тех автомашин и по тем маршрутам, которые они обслуживают. Например, вы доставляете товары в магазины, расположенные в черте города. Значит, замеры нужно сделать в то время, когда обычно происходит доставка, чтобы учесть влияние такого фактора, как загрузка машины и скорость движения. Замеры делает специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель в своем приказе. Образец такого приказа приведен здесь.
Результаты замеров вам нужно оформить актами. На каждый автомобиль заполнить отдельный документ. Подобных подсчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат. Образец акта смотрите здесь.
По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода топлива.
С этими нормами нужно ознакомить водителей под роспись. Можно разработать своего рода Положение о контроле за расходом бензина, в котором прописать нормы, а также предусмотреть их корректировку в случае форс-мажорных обстоятельств. Если по каким-то причинам происходит крупный перерасход - водитель пишет объяснительную. На основании этой бумаги компания принимает решение, как поступить с перерасходом - учесть при налогообложении прибыли, списать за счет собственных средств компании или удержать с водителя.
Установите порядок заполнения путевых листов Теперь переходим к последнему шагу - непосредственное оформление первичных документов по расходу топлива. Таким документом является путевой лист. Его типовая форма № 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой. Главное предусмотреть в нем все обязательные реквизиты. Не забудьте привести информацию о маршруте и расходе топлива. Именно эти данные подтверждают экономическую обоснованность затрат. Поэтому указывать их нужно обязательно.
Причем делать это лучше максимально подробно:
в описании маршрута лучше указывать конкретные адреса. В противном случае налоговики скорее всего признают расходы на ГСМ необоснованными.
Также нужно учитывать, что организации, не относящиеся к автотранспортным, не обязаны составлять путевые листы на каждый день. Вы сами определяете, с какой периодичностью вам составлять путевые листы - еженедельно, ежедекадно или ежемесячно. Главное, чтобы на основании этих документов можно было определить расход ГСМ.
О чем важно помнить
1. В налоговом учете бензин можно списывать в размере фактических затрат. Но при этом обоснованными считаются расходы на ГСМ в пределах норм.
2. Компания может использовать нормы расхода топлива Минтранса или может утвердить и свои показатели, обосновав их собственными замерами расхода топлива.
Похожие работы:
Организации, эксплуатирующие дорожно-строительную технику, часто сталкиваются с проблемами назначения норм расхода топлива. Нормативные показатели часто не совпадают с фактическими. Каковы причины этого?
Организации, эксплуатирующие дорожно-строительную технику, часто сталкиваются с проблемами при нормировании расхода топлива. Эти проблемы решаются двумя основными способами - аппаратным и организационным. В первом случае используется бортовой компьютер либо специальный регистратор - "чёрный ящик", различные модификации которого в достаточном количестве реализуются на рынке. А во втором, когда у компании нет, как считают ее руководители, свободных средств для приобретения компьютеризированных образцов строительной и другой техники или отдельно регистраторов (с установкой, которая тоже "стоит денег"), - производится ряд административно-технических мероприятий. В их основе лежат соответствующие методические подходы, о которых и пойдёт речь в данной публикации.
Причины перерасхода топлива и пути их устранения
При приобретении техники иностранных марок, техники нового для предприятия вида инженеры, ответственные за разработку норм, как правило, не имеют ни исходных данных, ни текущих наработок по расходу топлива. В этом случае обычно назначают представителя из состава ИТР, который едет на объект и проводит замеры. По их результатам устанавли вается норма, по сути весьма далёкая от истинного положения дел.
Дело в том, что при "замерах" самоходный механизм работает, т.е. простои (холостой ход) сведены к минимуму. Часто бывает так: с приездом на объект проверяющего работа "оживает", в остальное же время, главным образом, при попустительстве бригадиров простои на холостом ходу могут составлять до 50 % от общего времени, идущего в зачет машинисту. К примеру, в минуты технологических или обеденных перерывов некоторые машинисты не выключают двигатель, величина моточасов возрастает, а количество израсходованного топлива уменьшается. В результате появляется возможность хищения остатков топлива. Поэтому, проведя замеры, обычно уменьшают норму расхода топлива примерно на треть, полагая это "золотой серединой". А в конце месяца вновь выявлен перерасход. В чем причина? Плохие погодные условия или хищение, а, может быть, просто резко уменьшилось число простоев на холостом ходу?
Итак, выделим основные причины, по которым происходит перерасход топлива:
- хищение;
- увеличение интенсивности работы (сокращение простоев);
- ухудшение погодных условий;
- скрытая техническая неисправность.
Рассмотрим эти причины подробнее.
Хищение
Ни для кого не секрет, что хищения топлива - это бич поголовного большинства предприятий, имеющих на балансе машины и механизмы. Каким образом оно происходит в случае использования самоходных механизмов, наработка которых ведется в моточасах и наглядно отражается на мотосчётчике?
Первый вариант . "Подкручивание" счетчика. В этом случае поймать расхитителя трудно, разве что только застав его на месте преступления. Поэтому предприятия должны обеспечить защиту мотосчётчиков от постороннего вторжения чисто техническими средствами и контролем со стороны должностных лиц. В противном случае размеры убытков достигнут огромных размеров.
Второй вариант. В результате простоев на холостом ходу возрастает неучтённый остаток топлива, который машинисты, обладающие базовыми знаниями математики, умело высчитывают и сливают. "Математиков" легко вычислить: из месяца в месяц у них всегда перерасход - 0, экономия - 0. Это обстоятельство хоть и радует глаз главного инженера, но служит тревожным сигналом. С этим вариантом хищения бороться можно только одним способом - жестким контролем должностных лиц и бригадиров, их действиями по пресечению простоев на холостом ходу.
Увеличение интенсивности работы
Вот это как раз яркий пример правильной работы начальника участка, прораба. Если грамотно рассчитана норма расхода топлива и пресекаются простои, ежемесячный фактический расход не должен сильно отличаться от нормированного.
А все-таки, может ли он отличаться? Может! И это не должно пугать начальников. Итак, изменение интенсивности рассмотрим на примере работающего экскаватора, загружающего карьерные самосвалы. Плечо "погрузки-разгрузки" этих самосвалов может составлять 50 м, а может иметь и несколько километров. Количество самосвалов, курсирующих по этому плечу, тоже может быть различным. Все это приводит к тому, что в одном случае экскаватор после погрузки одной машины незамедлительно приступает к погрузке другой, а в другом - ожидает подхода транспортного средства. При этом появляется время ожидания, которое и должно четко контролироваться ответственным инженером. Если по каким-то причинам работа приостановлена, должна последовать команда "заглушить двигатели".
Кроме того, если в этом месяце на данном объекте ожидается работа с вынужденными простоями (большое "плечо", мало автотранспортной техники и т.д.), есть смысл ввести для некоторых видов погрузочной техники уменьшающую поправку. Эта задача лежит на начальнике участка. Ведь это он при первоначальной оценке объекта рассчитывает количество выделяемой на объект техники, и от его компетентности зависит, будут ли машины простаивать под погрузкойразгрузкой или нет.
Ухудшение погодных условий
Это естественная, но предсказуемая причина увеличения расхода топлива. С началом дождей самодвижущейся технике все труднее преодолевать расстояния (на работе экскаваторов это сказывается в меньшей степени), начинается "пережог" топлива. Решить эту проблему просто: расход топлива для каждого вида техники должен быть замерен дважды - как в ясный день, так и в период дождей. И путем несложных вычислений можно зафиксировать величину поправок к нормам, которые, соответственно, добавляются или отнимаются в различные сезонные периоды.
Скрытая техническая неисправность
Внезапно образовавшаяся скрытая техническая неисправность также может быть причиной увеличившегося расхода топлива. В нашей практике был такой случай: внезапно увеличился расход топлива на одной из импортных машин. В ходе детального разбирательства выяснилось, что причина - в технической неисправности и для устранения перерасхода необходимо заменить насос-форсунки. Была рассчитана экономическая целесообразность и сделан вывод: менять дорогостоящую импортную деталь невыгодно,поскольку по остальным параметрам техника работала без замечаний. Разумеется, в каждом случае разбираться необходимо тщательно, с привлечением специалистов.
Методика расчета времени простоев на холостом ходу
Допустим, на предприятии установлен-таки жесткий контроль, пресекающий хищение топлива. Какие еще убытки подстерегают предприятие?
Возьмем предприятие, на котором оплата труда машинистов исчисляется по наработанным моточасам. Яркий пример убытков в этом случае - это увеличение общего количества оплачиваемых моточасов за счет простоев на холостом ходу. Обеденный перерыв - двигатель работает, вынужденный простой в работе - двигатель не заглушают. Если бригадир не пресекает простои на холостом ходу, то вычислить в конце месяца, сколько же моточасов было фактически отработано, а сколько машина проработала в холостую, довольно сложно. Периодическими выездами на объекты руководящих работников эту проблему не решить. Когда перед техническим отделом нашего предприятия встал такой вопрос, на помощь пришла математика.
Рассмотрим, как можно вычислить количество моточасов, отработанных конкретным механизмом (в нашем случае экскаватором импортного производства) с полной нагрузкой и количество моточасов холостой работы. Главное условие для расчетов: мотосчетчик недоступен для "подкручивания" и топливо не сливается.
Исходные данные: отработано за месяц - 445 моточасов, израсходовано топлива - 15440 л.
Расход топлива за 1 моточас при полной нагрузке - 51,5 л. Замеры при полной нагрузке должны проводиться практически без простоев с принудительной работой ковшом в перерывах между погрузкой.
Расход топлива за 1 моточас на холостом ходу - 15,5 л.
Допустим:
X
- количество моточасов, отработанных механизмом за месяц на холостом ходу;
Y
- количество моточасов, отработанных механизмом за месяц при полной нагрузке.
Итак, 53 % рабочего времени отработано при полной нагрузке и 47 % - на холостом ходу.
Исходя из опыта, можно говорить о следующих приемлемых соотношениях моточасов холостой работы к работе с полной нагрузкой - 1/5 - при интенсивной работе и 1/3 - при работе с обычной или нормальной интенсивностью. Если, как в нашем расчётном случае, имеет место значительное превышение количества моточасов на холостом ходу, то это или безответственность (корыстный умысел) машинистов и попустительство бригадиров, или недоработка начальника участка, неверно рассчитавшего (утвердившего) требуемое количество техники для данного участка работ.
В.Усатов, начальник технического отдела Управления механизации № 9 ЗАО "Мосстроймеханизация - 5",
К.Сурин, инженер технического отдела Управления механизации № 9 ЗАО "Мосстроймеханизация - 5"
Журнал "Спецтехника" №3"2004
Для большинства организаций и предпринимателей, использующих автотранспортную технику, весьма остро стоит вопрос доверия к водителю. Многие работодатели подозревают, что шоферы присваивают часть «служебного» бензина, и порой такие подозрения подтверждаются фактами. Однако взыскать с работника стоимость похищенного ГСМ непросто. Для этого требуется тщательно соблюсти все формальности, предусмотренные законом. Наша статья может служить своеобразной памяткой для тех, кому предстоит удержать деньги из зарплаты водителя.
Вводная часть
Руководство большинства компаний, использующих автомобили, время от времени задается вопросом: соответствует ли количество ГСМ, списанного по документам, объему топлива, которое было фактически потрачено на производственные нужды? Другими словами, не обманывает ли водитель работодателя, присваивая себе неистраченную часть бензина, либо расходуя ее на личные нужды.
Узнать правду проще тем работодателям, кто заранее позаботился о современных способах контроля, например, установил систему спутниковой навигации. Такие системы позволяют отслеживать движение каждого авто в режиме реального времени. Для грузовиков популярным способом контроля является так называемый тахограф. Этот прибор непрерывно регистрирует показатели времени и скорости, периоды работы и отключения двигателя и проч.
Однако если лимит оказался превышен либо показания специальных устройств подтвердили предположение о нечестности водителя, удержать ущерб из зарплаты весьма непросто. Для этого нужно доказать, что виноват именно шофер, а не сам работодатель или внешние факторы.
Нужна внутренняя проверка
Экспедитор вместо водителя
На практике некоторые работодатели идут на хитрость. Они принимают сотрудника на должность экспедитора, хотя тот, по сути, выполняет функции водителя. Это позволяет заключить с работником договор о полной материальной ответственности, ведь должность экспедитора указана в соответствующем перечне, утвержденном Минтруда России. Далее сотруднику вверяют материальные ценности в виде топлива, и в случае растраты взыскивают ущерб в полном объеме.
На наш взгляд, данные способ не является безупречным, поскольку должностные обязанности водителя и экспедитора во многом не совпадают. К тому же ГСМ, на котором работает машина, не вполне соответствует понятию материальной ценности, вверенной экспедитору для перевозки. Все это может привести к тому, что работник, с которого взыскан полный ущерб, обратится в суд и выиграет его.
Правила удержания
Закончив все расчеты, работодатель должен издать распоряжение о взыскании. Сделать это необходимо не позднее одного месяца с момента, когда размер ущерба был окончательно определен. Пропустив данный срок, руководство теряет право на удержание ущерба из зарплаты водителя. В такой ситуации вернуть свои деньги (в том числе в пределах среднего месячного заработка) можно только через суд (ст. ТК РФ).
При удержании бухгалтер обязан руководствоваться статьей ТК РФ. В ней сказано, что в общем случае суммарный размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% суммы, причитающейся работнику. Значит, если величина удержания достаточно велика, ее придется распределить на несколько месяцев.
Добавим, что взыскание ущерба не зависит от того, привлечен ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности. Таким образом, работодатель вправе написать заявление в полицию, и одновременно удержать стоимость украденного топлива из зарплаты шофера.
