Существует ряд документов, которые необходимо заполнять. Это особенно имеет значение, если технику арендует предприятие в рамках проекта, подрядных работ, работ по гос. контрактам и грантам и пр. Такие работы финансируются государством, фондами и корпорациями и требуют от ответственного исполнителя строгой отчётности, куда были потрачены выданные денежные средства, а также какие проводились работы, какими методами, есть ли на эти работы лицензии у подрядчиков и субподрядчиков и пр. В частности могут проверить наличие бланков сменного рапорта на аренду спецтехники , поскольку в этих бланках отражается информация о том, какая техника и сколько часов работала на объекте.
Как выглядит бланк
Бланк включает в себя следующую информацию:
- наименование заказчика
- адрес объекта
- наименование спецтехники и ее госномер
- ФИО водителя, оператора, ответственного лица
- на каждую дату должно быть указано, сколько часов техника работала, сколько времени был период простоя (обед у рабочих, например), во сколько закончили работу, всего отработанных часов
- подпись ответственного лица за каждый отработанный день
- суммарное число часов, отработанных за все дни аренды.
Пример сменного рапорта приведен ниже:
Некоторые нюансы при оформлении рапорта
Такая документация применяется для учета работы спецтехники при почасовой аренде . Этот документ необходим при расчете заработной платы персонала (экипажа спецтехники , оператора, водителя и пр.). Сменный рапорт оформляется в 1 экземпляре, оформление берет на себя лицо, ответственное за нормирование времени, расчеты, либо прораб.
Также рапорт учитывается при расчете горюче-смазочных материалов на смену. Но тогда учитывают еще и талоны или чеки с заправки.
Сменный рапорт на аренду спецтехники содержит информацию о выполненных работах и прикладывается к отчетам после завершения работ. Поэтому важно заполнять его грамотно. Специалисты компании АС24/7 всегда заполняют сменные рапорта на арендованную технику , так, что вы сможете легко отчитаться за денежные средства, которые заплатили за аренду. В сменном рапорте будет указано, сколько часов отработала техника на вашем объекте.
Копию сменного рапорта вы можете получить после окончания работ и подписания акта сдачи-приемки работ. После этого услуга считается оказанной и стороны не имеют взаимных претензий.
Документ по форме ЭСМ-3 - этот документ предназначенный для использования в учёте работы машин, предназначенных для строительства; учёт проводится специальными организациями, оказывающими услуги, которые связаны с работой данных транспортных средств. Форма ЭСМ-3 является стандартом для многих отраслей, она утверждена Госкомстатом РФ (код ОКУД 0340003). Данные, обозначенные в рапорте, - основа для начисления зарплаты (тариф – почасовой) водителю и работникам, обслуживающим аппарат.
Рапорт о работе строительной машины составляется в количестве 1 шт. Составителем является прораб или иное ответственное лицо. В рапорте ЭСМ-3 необходимо обязательно указывать: номер рапорта, информацию о заказчике работы и владельце машины для строительства, данные о машине. Так же необходимо указать ФИО машинистов. Далее заполняется список работ, которые уже выполнили, и по каким адресам их выполняют, расходные данные по горюче-смазочным материалам (количество горючего, заправленного в бак, подтверждается заправщиком). Часы, проработанные машиной, унифицированная форма ЭСМ-3 требует представлять в форме таблицы.
Образец заполнения рапорта о работе строительной машины (лицевая сторона)
Образец заполнения рапорта о работе строительной машины (обратная сторона)
Данные, информирующие о виде и количестве работ, выполненных машиной, заполняется ответственным лицом. В основе данных – мониторинг выполненных работ и расценок/норм по каждому виду деятельности. Вся указанная информация, касающаяся проведения работ должна быть подтверждена заказчиком (его подпись, печать). По окончании работы водитель (сторона исполнителя) и начальник участка/прораб (сторона заказчика) ставят подписи на документе. По подписании рапорт о работе строительной машины передается в бухгалтерию, где проводятся расчёты.
Применяется в организациях, специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных машин (механизмов).
Дополнительным условием использования данного документа является применение почасовой формы оплаты труда обслуживающего персонала.
2. Сколько экземпляров составляется
Составляется в одном экземпляре.
3. Кем из работников составляется
На начальном этапе
- Рапорт выписывается должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты (возможно составление прорабом или уполномоченным лицом).
На этапе выполнения работ
От организации - исполнителя работ:
- Должностное лицо, ответственное за нормирование и расчеты (либо иное лицо, выписавшее рапорт), ежедневно заполняет рапорт.
Машинист ставит свою подпись, которой подтверждается техническая исправность машины.
Выдача горюче-смазочных материалов подтверждается подписью заправщика или машиниста (если получены талоны на горючее).
Передача остатков горючего оформляется подписями ответственных лиц.
От организации-заказчика:
- Результаты работы и простоев строительной машины (механизма) отражаются на оборотной стороне рапорта и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика.
На конечном этапе
Оформленный в конце декады рапорт подписывается машинистом, прорабом, начальником участка, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию организации - исполнителя работ.
4. Что подтверждает
Рапорт является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу.
5. Порядок применения
Рапорт выписывается на декаду в одном экземпляре должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, прорабом или уполномоченным лицом.
На протяжении всего срока работы ежесуточно рапорт заполняется представителями заказчика и исполнителя. Машинист ставит свою подпись, которой подтверждается техническая исправность машины.
Рапорт предназначен для внесения данных о работе разных машинистов, выполняющих работу в течение декады.
Претензии к работе машинистов также подтверждает заказчик подписью и штампом в соответствующей строке рапорта.
Выдача горюче-смазочных материалов подтверждается подписью заправщика или машиниста (если получены талоны на горючее). Передача остатков горючего оформляется подписями ответственных лиц.
В конце декады рапорт подписывается машинистом, прорабом, начальником участка, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию организации - исполнителя работ.
6. Место хранения
Рапорт о работе строительной машины (механизма) хранится в бухгалтерии организации - исполнителя работ.
7. Коды, используемые при заполнении раздела "Простои"
По вине владельца машины:
- неисправность машины - 01
- техническое обслуживание - 02
- внеплановый ремонт - 03
- отсутствие горюче-смазочных материалов - 04
- перебазирование и переоборудование машины - 05
- отсутствие машиниста - 06
По вине заказчика:
- отсутствие материалов и конструкций - 07
- отсутствие фронта работ - 08
- необеспеченность подъездных путей - 09
- отсутствие силовой энергии и освещения - 10
- недостатки транспортных средств - 11
- прочие простои - 12.
8. Какие дополнительные документы составляются
На основании путевого листа заполняются:
- карта учета работы строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-5);
- справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма N ЭСМ-7).
9. В каком случае рапорт не используется
а) Рапорт не используется при применении сдельной формы оплаты труда (при учете выполнения задания на сдельные работы, измеряемые в натуральном выражении).
В этом случае должен применяться рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма N ЭСМ-4).
б) Рапорт не используется строительной организацией, которая имеет в наличии (на балансе) строительные машины (механизмы) и самостоятельно использует их при выполнении соответствующих работ.
В этом случае у строительной организации должен применяться журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма N ЭСМ-6).
10. Схема применения рапорта
11. Арбитражная практика
Организация, осуществляющая деятельность по приему и размещению твердых отходов, вправе учесть в составе расходов затраты на оплату природоохранных работ вне зависимости от наличия типовых форм ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3 и ЭСМ-7, так как она не является специализированной строительной организацией (Постановление ФАС СЗО от 04.06.2007 N А56-11660/2006).
